Ota tilitoimisto mukaan, kun suunnittelet toiminnanohjauksen hankintaa

Taloushallinnon kumppanin asiantuntemuksen hyödyntäminen projektin aikaisessa vaiheessa nostaa ERP-projektin onnistumista merkittävästi.

ERP-projektin onnistuminen on yrityksestä itsestä kiinni

Toiminnanohjausjärjestelmä- eli ERP-projektissa menestyvät parhaiten ERP-projektiin realistisesti suhtautuvat yritykset, joilla on selkeät tavoitteet ja jotka ovat tunnistaneet liiketoimintansa kriittiset kehityskohteet. ERP-projektia voi usein kuvata edesmennyttä suomalaista mäkihyppylegendaa lainaten:

”Se on ihan fifty-sixty miten siinä käy!”

On todennäköisempää, että toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa ja käyttöönotossa menee asioita pieleen kuin että kaikki yrityksen kannalta oleellinen tulisi huomioitua palveluntarjoajaa valittaessa ja suunnitteluvaiheessa. Tutkimusten mukaan yli puolet ERP-projekteista epäonnistuu.

Taloushallintokumppanin asiantuntemuksen hyödyntäminen jo ERP-projektin aikaisessa vaiheessa nostaa onnistumismahdollisuuksia merkittävästi. Kun yrityksessä ymmärretään yhdistää taloushallinnon osaaminen jo toiminnanohjausjärjestelmän kartoitus- ja suunnitteluvaiheeseen, syntyy varmemmin ohjelmisto- ja palvelukokonaisuus, joka palvelee yrityksen liiketoimintaa.

Tässä kirjoituksessa kerromme, miksi tilitoimisto kannattaa ottaa mukaan jo suunnitteluvaiheeseen.

Miksi tilitoimisto kannattaa ottaa mukaan mukaan toiminnanohjausprojektiin?

Taloushallinnon kumppanina meillä Balancolla erikoisosaamistamme on yrityksen liiketoimintaa mukailevien taloudenprosessien ja työkalujen kehittäminen. Olemme auttaneet useampaa kymmentä yritystä toimintamalliensa kehittämisessä sekä toiminnanohjausohjelmien käyttöönotossa.

Talousasiantuntijoillamme on laaja toimialaosaaminen ja monipuolinen ymmärrys operatiivisesta toiminnasta, jotka auttavat yrityksiä taloushallinnon ja operatiivisen toiminnan prosessien yhteensovittamisessa.

Balancon asiantuntijoiden avulla yritykset voivat kehittää sisäisiä toimintamallejaan. Tilaus-toimitus-ketjun prosessien ja sen kriittisten pisteiden ja vastuualueiden kartoittaminen onkin yleisimpiä tehtäviä Balancon asiantuntijapalveluita ERP-projektissa. prosessien ja sen kriittisten pisteiden ja vastuualueiden kartoittaminen onkin yleisimpiä tehtäviä Balancon asiantuntijapalveluita ERP-projektissa.

Esimerkiksi myyntiprosessin varmistamiseksi pitää huomioida koko ketjun toimivuus tarjouksesta myyntilaskutukseen. Samalla myös minimoidaan laskuttamattomien palvelujen ja virheiden mahdollisuus laskutuksessa.

Myyntilaskutus ja myyntisaatavien hallinta on eniten aikaa vievistä taloushallinnon osa-alueista ja yksi suurimmista asiakasreklamaatioiden aiheuttajista. Karkeasti kaikki kaupan varmistumisen jälkeen laskutukseen tai reklamaatioiden selvittämiseen käytetty aika on pois yhtiön tuottavasta toiminnasta.

Toimivassa prosessissa myyjän on helppo kerätä ja koostaa myyntityön yhteydessä tarvittavat tiedot laskutusta varten. Laskutuksesta vastaavan henkilön ei tarvitse käyttää aikaansa laskutuksen tarkastamiseen ja puutteiden täydentämiseen.

Muiden tekemiä virheitä ERP-projektissa ei kannata toistaa

Vuosien kokemuksella – johon kuuluu myös hiukan huonompia valintoja tehneiden yritysten auttaminen kuiville – osaamme auttaa yrityksiä jo ERP-projektin kartoitus- ja suunnitteluvaiheessa. Osaamme kertoa, mitä pitää ottaa huomioon eri toiminnanohjausohjelmistoissa ja mitä ohjelmistoratkaisut edellyttävä taloushallinnolta.

Kartoitamme taloushallinnon prosessit ja autamme sopivan toiminnanohjausohjelman valinnassa. Hyvän kumppaniverkoston lisäksi Balanco on aktiivisesti yhteydessä usean toiminnanohjaustoimittajan kanssa, joten meillä on hyvin ajan tasaista tietoa eri ohjelmistoratkaisuiden soveltuvuudesta yrityksille. Tämän avulla vältytään samojen virheiden toistamiselta aina uudestaan.

Kun toiminnanohjauksen ja talouden prosessit sekä vastuualueet ovat kunnossa, on moni yrityksen toiminto monta pykälää paremmalla tolalla.

Kokonaiskuva ja riskit haltuun – onnistunut ERP-projekti

Toiminnanohjausohjelmistoja valittaessa kannattaa keskittyä yrityksen liiketoiminnan kannalta oleellisten toiminnallisuuksien määrittämiseen, talouden kokonaisprosessin kartoittamiseen sekä resurssointiin. Toiminnanohjausjärjestelmä yksistään ei välttämättä ole taloushallinnon hoitoon paras ratkaisu, vaikka monissa toiminnanohjausohjelmistoissa onkin kirjanpidon toiminnallisuudet.

Seuraavat kysymykset auttavat alkuun toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektissa:

  • Mitkä ovat projektin konkreettiset tavoitteet ja aikataulu? Ilman tavoitteita tai epärealistisella aikataululla projektisi epäonnistuu lähes 100% varmasti.
  • Onko liiketoiminnan ja talouden prosessisi kartoitettu? Liian usein omien toimintamallien kartoituksessa oikaistaan, mikä kostautuu ERP-projektin aikana.
  • Onko projektille varattu vastuuhenkilöt ja riittävästi resursseja? Toiminnanohjausprojekti epäonnistuu todennäköisimmin, jos sille ei ole yrityksessä vastuuhenkilöä ja riittävästi aika- ja henkilöresurssia.
  • Mitkä toiminnallisuudet ja ominaisuudet toiminnanohjausohjelmistossa ovat liiketoiminnan kannalta kriittisiä? Projektin vaikeusaste ja hintalappu kasvaa sitä mukaa, mitä enemmän listalla on must have
    -toiminnallisuuksien sijaan nice to have -ominaisuuksia.
  • Toteutetaanko taloushallinto toiminnanohjausohjelmistolla vai ratkaistaanko taloushallinto integraatiolla toiminnanohjauksen ja taloushallinto-ohjelman välillä? Vertaile tarkkaan keskittämisen plussat ja miinukset, erityisesti tulevaisuuden riskienhallinnan kannalta.
  • Millaisia henkilöresursseja yrityksen on varattava taloushallintoon? Arvioi huolella, voiko taloushallinnon hoitaa ulkoistettu kumppani vai onko yrityksesi palkattava oma talouden asiantuntija.
  • Syntyykö ohjelmisto- tai henkilöriskejä eri vaihtoehdoissa? Varmista, ettei synny pakkoavioliittoja.

Varaudu muutoksiin toimintaympäristössä ja liiketoiminnassa

Toiminnanohjausjärjestelmään liittyvissä ratkaisuissa pitää pystyä varautumaan mahdollisiin muutoksiin prosesseissa, mikäli toimintaympäristö tai liiketoiminta sitä edellyttää.

Balancon ajatusmaailma on, että asiakasyrityksillämme on käytössään liiketoimintansa kannalta optimaalinen ohjelmisto- ja palvelukokonaisuus. Toteutamme palvelut aina yrityksen toiminnan kokonaisuuden kannalta optimaalisessa ympäristössä. Tämä on meille itsestään selvää joustavuutta ja mukautumista asiakkaidemme tarpeisiin.

Yrityksen pitää löytää omaan tilanteeseensa sopivin ratkaisu toiminnanohjausjärjestelmän hankinnassa, jota voi myös muuttaa tai muokata tulevaisuuden tarpeiden mukaan. Pääsääntöisesti yhdellä ohjelmalla, jossa yhdistyvät taloushallinto ja toiminnanohjaus, ei välttämättä pidemmällä aikavälillä päästä liiketoiminnan kehittyessä parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen. Kehityksen pullonkaulaksi tai jarruksi voi ajan saatossa muodostua esimerkiksi toiminnanohjausohjelman taloushallinto-ominaisuuksien kehityksen hitaus tai puutteet.

Taloushallinto-ohjelmien toiminnoilla ja integraatioilla voidaan rakentaa yrityksen liiketoiminnan ja investointien kannalta optimaalinen kokonaisuus, jolla voidaan minimoida henkilöriskien aiheuttamat häiriöt sekä hallita toiminnanohjauksen kehityskustannuksia.

Jos Balancon tekemässä alkukartoituksessa kuitenkin todetaan, että toiminnanohjauksessa kannattaa tällä hetkellä tehdä tietyt taloushallinnon tehtävät kokonaisuudessaan, voimme joustavana tilitoimistokumppanina tuottaa palvelun myös toiminnanohjausympäristössä.

Toiminnanohjauksessa voidaan tehdä esimerkiksi myyntiin ja ostoihin liittyviä osakirjanpitoa hyvinkin pitkälle, jos se on kokonaisuuden kannalta yritykselle paras ratkaisu. Taloudenprosessia voidaan jatkaa tilitoimistossa Procountorilla tai Netvisorilla pääkirjanpidon ja palkanlaskennan osalta .

Procountorin ja Netvisorin kaksisuuntaisen tiedonsiirron avulla taloushallinnosta voidaan siirtää tietoa ja kirjanpidon tositemateriaalia myös toiminnanohjauksen projektinhallintaa ja asiakkuuksien hoitoa varten.

Onnistuneen ERP-projektin jälkeen johdat tiedolla

Ennen ERP-projektia

  • Varaa aikaa kokonaiskuvan ja kriittisten asioiden kartoittamiseen.
  • Aseta selkeät toiminnalliset tavoitteet. Tavoitteet, jotka ERP-projektissa tulee ehdottomasti saavuttaa
  • Kartoita huolella, mitä toiminnanohjausohjelmistolta tarvitset ja mikä taloushallinnossa on yrityksesi toiminnalle olennaista.
  • Johda ERP-projektia kuin mitä tahansa liiketoimintaprojektia. Projektilla pitää olla vastuuhenkilö
  • Viesti aktiivisesti ja sitouta henkilöstö mukaan projektiin. Onnistumismahdollisuuden paranee merkittävästi

Onnistuneen ERP-projektin jälkeen

  • Toiminnanohjaus on otettu yrityksessä hyvin henkilöstön käyttöön ilman häiriötä.
  • Jatkat aktiivisesti kehitystyötä pienin välitavoittein. Olet huomannut, että prosessien ja ERP-ohjelman kehitys ei ole koskaan valmista.
  • Oikein toteutettu ERP-projekti tukee liiketoiminnan kehitystä ja mahdollistaa paremman tiedolla johtamisen. Sen jälkeen päätökset tehdään tiedolla, ei mutulla.
  • Oleellista on seurata liiketoiminnan kannalta tärkeitä mittareita ja pystyä tulkitsemaan muutoksen syy-seuraussuhteita.

Balancon kaltaisen taloushallinnon kumppanin avulla tämä on mahdollista, Balancon Talousasiantuntijat toimivat asiakkailleen talousraportoinnin asiantuntijoina ja sparraajina.

Lue myös blogimme: ”Toiminnanohjaus ja taloushallinto – samassa vai yhteen integraatioiden avulla?”

Jätä yhteystietosi tai laita minulle sähköpostia, niin keskustellaan yrityksesi tilanteesta!

Mikäli olet suunnittelemassa toiminnanohjausohjelmiston käyttöönottoa tai nykyisen päivittämistä. Olen mielelläni avuksi taloushallinnon ja toiminnanohjauksen yhteensovittamiseen liittyvissä asioissa.

Ota yhteyttä

Marko Salmi

Sinua voi kiinnostaa myös seuraavat artikkelit

taloushallinnon integraatio

ERP-järjestelmän ja taloushallinnon integraatiot

marraskuu 25 | Ohjelmistot

Taloushallintoa toiminnanohjausjärjestelmässä vai integraatio toiminnanohjausjärjestelmän ja…

Marko Salmi

Balanco ja Hillava – rakennusalan toiminnanohjauksen ja taloushallinnon toimiva kokonaisuus

marraskuu 6 | Ajankohtaista

Balanco ja Hillava on optimaalinen kokonaisratkaisu rakentamis-, huolto- ja asennuspalveluita…

Marko Salmi

Balancon Jydacom-osaaminen vakuutti julkisivurakentaja Oma Rakennus Oy:n

elokuu 28 | Ohjelmistot

Balanco valikoitui julkisivurakentaja Oma Rakennus Oy:n kumppaniksi järjestelmäosaamisensa…

Marko Salmi