Menu

Balancon 5 neuvoa tilitoimiston valintaan

Kokosimme viisi neuvoa jotka auttavat sinua valitsemaan yrityksellesi sopivan tilitoimistokumppanin.

Balancon 5 neuvoa tilitoimiston valintaan

Tilitoimistokumppanin vaihtamiseen liittyy usein yleinen ennakkoluulo. Tilitoimiston vaihto on vaikeaa ja aikaa vievä. Yrittäjien keskuudessa liikkuu monenlaisia tarinoita tilitoimistovaihtoon liittyen. Hyviä ja pahimmillaan karmaisevia tarinoita. Pahimmillaan tilitoimistonvaihdon myötä yrityksen taloushallinto on ollut sekaisin pitkään ja vaihdos on voinut vaikuttaa haitallisesti liiketoimintaan. Kokemuksemme mukaan näillä lieveilmiöillä on muutamia yhteisiä tekijöitä, jotka ovat vältettävissä.

 

Kokosimme viisi neuvoa, jotka auttavat valitsemaan sopivan tilitoimistokumppanin ja tekemään tilitoimistonvaihdon mahdollisimman helposti ja häiriöttömästi.

 

1. Ajoita oikein. Älä vaihda tilitoimistoa heti tilikauden taitteessa!

Ajoitus on yksi onnistuneen tilikauden keskeisistä tekijöistä. Tärkein neuvomme on välttää tilitoimiston vaihtamista tilikauden vaihtuessa. Uuden tilikauden alku on usein huonoin ajankohta vaihtaa tilitoimistoa ja monen epäonnistuneen tai muuten työlään tilitoimiston vaihdon taustalla.

 

Heti tilikauden taitteessa tehdyillä tilitoimiston vaihdoilla on seuraavanlaisia seuraamuksia:

  • Tilinpäätökseen valmistautuminen vaikeutuu. Joudut sukkuloimaan kahden tilitoimiston välillä tilikauden tärkeimpään ajankohtaan.
  • Tilinpäätöksen valmistumisen venyessä ei vertailutietoja ole välttämättä saatavilla. Tällöin raporttien vertailu ja seuranta vaikeutuu olennaisesti.
  • Maksureskontraan voi tulla haasteita. Laskuttajat eivät välttämättä lue kunnolla tiedotteita laskutusosoitteiden muutoksista ja siitä mihin osoitteeseen millekin tilikaudelle kuuluvat laskut tulee lähettää. Tästä johtuen päättyvälle tilikaudelle kuuluvia kirjanpidon ostolaskuja kulkeutuu helposti uuteen taloushallintoympäristöön, josta ne on siirrettävä vielä vanhaan ympäristöön.
Milloin tilitoimiston vaihtaminen sujuu yrittäjän kannalta helpoiten?

Tilitoimistonvaihdos on suositeltavaa ajoittaa tehtäväksi kesken kuluvan tilikauden. Tilikauden alkuun ajoittuva vaihto kannattaa ajoittaa vähintään 1 kuukausi tilikauden päättymisestä, jotta saat tilinpäätösprosessin häiriöttömästi käyntiin. Vaihdoksen ajoittuessa tilikauden loppuun, on tilikautta hyvä olla jäljellä 2 kuukautta, jotta uusi kumppani saa kunnolla kiinni tilikaudesta ja voi vielä olla asiantuntemuksellaan avuksi mm. tulokseen ja verotukseen liittyvissä asioissa. Etuasi ajatteleva tilitoimistokumppani tiedostaa sinun etusi eikä suositella yrityksellesi sopivaa ajankohtaa tilitoimiston vaihdolle.

 

2. Mieti tarkkaan, millaista kumppania haet ja mikä on sinulle tärkeää

Tilitoimistot näyttät ja kuullostavat markkinointipuheissaan asiakkaalle hyvin samanlaisilta. Tilitoimistojen palvelulupaukset ovat hyvin samanlaisia ja palvelujen vertailu voi olla vaikeaa.

Kiinnitä huomiota seuraaviin asioihin:

  • Mieti, mitä haluat yhteistyöltä. Miten arvotat mm. palvelun ja referenssit? Onko sijainnilla merkitystä? Riittääkö peruskirjanpitoa ja alv-laskentaa tekevä kumppani, vai haetko syvällisemmin palvelevaa taloushallinnon kumppania? Entäpä henkilökohtaisen palvelun merkitys?
  • Varmista, että tilitoimisto ymmärtää yrityksesi liiketoimintaa ja sen toimintaympäristöä. Arkirutiini on tärkeä, mutta jokaisella yrityksellä on myös erityistarpeita ja tilanteita, joissa tarvitaan erityisapua. Useimmiten tilitoimistoyhteistyön lisäarvo muodostuu kun tilitoimisto ymmärtää liiketoimintaasi ja tietää mitkä ovat tulevaisuuden tavoitteesi.
  • Ensivaikutelmasi jo ensimmäisestä kontaktista. Kiinnitä huomiota, kuinka nopeasti tilitoimisto reagoi kiinnostukseesi heidän palveluaan kohtaan ja miten sinua palvellaan jo alussa. Jos joudut odottamaan tarjouspyyntöönsi liittyvää yhteydenottoa pitkään tai varsinaisen tarjouksen saanti kestää viikkotolkulla, kannattaa harkita neuvottelun keskeyttämistä.
  • Varmista kertooko tilitoimisto palvelustaan ymmärrettävästi. Tilitoimistotoimialalle mahtuu paljon ammattislangia ja jargonia, jota edes moni toimialalla työskenteleväkään ei ymmärrä. Moni kakku päältä kaunis, joten tutustu tarkkaan palveluiden sisältöihin ja ehtoihin.
  • Oletko vaihtamassa pelkästään tilitoimistoa vai myös taloushallinto-ohjelmaa. Jos käytät jo entuudestaan jotain yleistä sähköisen taloushallinnon ohjelmaa kuten Procountoria tai Netvisoria, on tilitoimistonvaihto prosessina helpompi. Pääsääntöisesti käyttäjätunnusten vaihto uudelle kumppanille. Yhteystiedot Procountor tilitoimistoista löydät osoitteesta suomentilitoimistot.fi ja Netvisor tilitoimistoista löytyy osoitteesta https://marketplace.netvisor.fi/tilitoimistot/.
  • Mikäli tilitoimistonvaihdos edellyttää myös taloushallinto-ohjelman vaihtoa, pyydä tilitoimistoa suosittelemaan sinulle sopivaa taloushallinto-ohjelmaa. Lisäksi varmista ohjelmiston integroitavuus.

 

3. Hyödynnä integraatioita

Nykyaikaiset sähköisen taloushallinnon ohjelmistot ovat integroitavissa markkinoilla oleviin ERP-, CRM-, työajanseuranta-, kassa- ja verkkokauppaohjelmistoihin. Integraatioiden avulla voidaan merkittävästi kehittää ja automatisoida taloushallinnon rutiiniprosesseja. Tällöin taloushallinto tuottaa ajantasaisempaa tietoa yrityksen taloudellisesta tilasta päätöksenteon tueksi.

 

Yleisin ohjelmistointegraatio on myyntiin liittyvä. Siinä toiminnanohjausjärjestelmässä laadittu lasku siirtyy automaattisesti taloushallinto-ohjelmistoon laskun lähetystä ja saatavien seurantaa varten. Samalla rajapinnalla voidaan siirtää tietoa takaisin operatiiviseen ohjelmaan mm. maksutiedon osalta. Tilitoimisto voi palvelussaan hoitaa myyntireskontraa päivittäin. Tämän avulla yrityksen myyntisaatavien kiertoa voidaan nopeutua merkittävästi. Tämä näkyy nopeutuneessa pääomien kierrossa sekä sitoutuneen käyttöpääoman pienentymisen parantamassa maksuvalmiudessa. Integraation avulla myyjä ja myyntijohto saavat arvokasta tietoa asiakkaan saatavista ja voivat näin ollen toimia ajoissa ja ennaltaehkäistä luottotappioiden syntyä.

 

Voit ennakkoon tutustua on liiketoiminnassi käyttämästä ohjelmistosta valmiita rajapintoja taloushallintoohjelmiin. Ohessa linkit, joiden takaa löydät listat valmiista rajapinnoista Procountor Taloushallinto ja Netvisor ohjelmistoon. Lisäksi molemmista ohjelmista on tarjolla API-rajapintakuvaukset, joiden avulla uudet rajapinnat voi toteuttaa.

 

Vinkki: Anna integraatioiden selvitystyö tilitoimistokandinaatin hoidettavaksi, jolloin kaikki oleellinen tulee huomioitua. Jos kandidaatti ei ole kiinnostunut liiketoimintasi kokonaisprosesseista eikä omatoimisesti ehdota integraatioiden mahdollisuuksien selvittämistä, kyseessä ei todennäköisesti ole sinulle sopiva kumppani.

 

4. Varmista mitä tilitoimistopalvelu pitää sisällään

Hinta on tärkeä kriteeri, mutta vielä tärkeämpää on tietää, millaista vastinetta saat rahalle. Mistä tiedät, onko tilitoimiston tarjouksessa huomioitu ja hinnoiteltu kaikki tarvitsemasi palvelut ja millaisilla ehdoilla?

 

Tilitoimistoilla on useita erilaisia hinnoittelumalleja. Tunti-, tosite- kuin vientipohjaista hinnoittelun vaihtoehdoksi yhä useampi tilitoimisto tarjoaa kirjanpitopalvelua kiinteään kuukausihintaan. Tämä on pääsääntöisesti hyvä asia ostajalle, mutta tarjousten hinnoittelun ja palvelun vertaileminen on edelleen haastavaa. Tunti-, tosite- ja vientipohjaisessa hinnoittelussa tilitoimiston ei tarvitse kantaa hinnoitteluriskiä. Kiinteähintaisissa tarjouksissa vastaavasti saattaa olla erittäin tiukat rajat palvelunsisällölle jolloin lisäveloitusten määrä saattaa yllättää asiakkaan. Hyvään myyntitapaan kuuluu, että palvelun ehdot kerrotaan selvästi kaikki kulut ja mahdolliset lisäkustannukset on tuotava ilmi tarjousvaiheessa. Näin asiakasta autetaaan ymmärtämään mitkä ovat yhteistyön velvoitteet molemminpuolin. Palvelun sisällön ja ehtojen varmistamiseen ei ole yksiselitteistä neuvoa, mutta ohessa muutama hyväksi havaitsemamme:

 

Pyydä tilitoimistolta kattava ja helposti ymmärrettävä tarjous

Oikean kumppanin valinta ja päätöksenteko helpottuu huomattavasti, kun varmistat, onko tilitoimisto ymmärtänyt tarpeesi oikein. Tuo tarjousneuvottelussa ilmi, mitä tavoittelet vaihdoksella. Pyydä erittelemään, miten tilitoimisto tarjouksellaan auttaa tavoitteissasi, mikä kuuluu palveluun ja mikä on erikseen veloitettavaa työtä. Vaadi sisällyttämään kaikki puheissa annetut lupaukset sopimukseen. Tarjouksessa tulee olla myös sähköisen taloushallinnon ohjelmiston kustannukset kerrottuna selkeästi sekä mainittu mahdollisten integraatioiden kustannukset.

 

Jos et ymmärrä tarjouksen sisältöä tai se on liian ympäripyöreä, pyydä tarkennusta. Ei ole tyhmiä kysymyksiä. On myyjän velvollisuus kertoa asiat selkeästi. Lopeta neuvottelut, jos et saa kysymyksiisi vastauksia. Näin vältyt käymästä palvelun sisältöön tai hinnoitteluun liittyvää keskustelua ensimmäisen 2 kuukauden jälkeen yhteistyön aloituksesta. Anna palautetta tarjouksen tekijälle. On kaikkien etu, että toimialan myynti- ja tarjouskäytännöt kehittyvät mahdollisimman avoimiksi.

 

Vaadi aina kirjallinen sopimus, jonka molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet

Älä jätä mitään puheiden varaan. Tilitoimistokumppanin kanssa on aina laadittava kirjallinen sopimus. Kyseessä on molempien osapuolten oikeusturva.

 

Älä suostu Tal2018-ehtoja huonompiin sopimusehtoihin

Tal2018 on taloushallintoliiton yleiset sopimusehdot, jonka mukaan tilitoimiston on vähintään palveltava. Esimerkiksi irtisanomisaika on 2 kuukautta molemmin puolin. Muut määräaikaiset tai pidemmät irtisanomisajat ovat tilitoimiston keino sitoa sinut asiakkaaksi, vaikka saisitkin huonoa palvelua.

 

Tilitoimiston virhevastuuvakuutus

Virheitä sattuu ja osa niistä on inhimillisiä. Kiinnitä huomiota tilitoimiston virhevastuuvakuutuksen enimmäiskorvaukseen. Tal2018-ehdoissa tilitoimiston omasta virheestä tai toiminnasta syntyvän vahingon korvaussumma asiakkaalle on usein alimitoitettu.

 

5. Vaadi ja valtuuta tilitoimisto hoitamaan vaihdos

 

Tilitoimistonvaihdon suurimpia esteitä on aikaisemmat huonot kokemukset tai mielikuvat vaihdoksen työllistävyydestä. Vaihtoon liittyvät työvaiheet ovat osa tilitoimistopalvelua mahdollista tehdä avaimet käteen mallilla. Hyvin hoidettu tilitoimistonvaihdos on asiakkaalle vähätöinen ja häiriötön.

 

Tilitoimistosuhteen perusta luodaan yhteistyön alussa

Tilitoimistonvaihdossa ajoitus ja huolellinen suunnittelu ovat avainasemassa. Katso neuvo 1 ajoituksesta. Vaihto edellyttää huolellista suunnittelua ja tietämystä siitä, miten ja milloin vaihdokseen liittyviä toimenpiteitä tulee tehdä. Valtuuttamalla uuden tilitoimistokumppanin hoitamaan vaihtoon liittyvät toimenpiteet voit itse keskittyä yrityksesi liiketoimintaan. Tilitoimistokumppanin vaihtoon osallistuu myös kolmansia osapuolia, kuten pankit, taloushallinto-ohjelmiston toimittajat, laskuoperaattorit sekä mahdolliset asiakkaan omat ohjelmistokumppanit.

 

Jos tilitoimisto ei sisällytä tarjoukseensa vaihtotyötä tai anna siitä selkeää hintaa, on todennäköistä, ettei kyseinen palvelu kuulu tarjoukseen tai vastuu vaihdosta jää asiakkaalle. Todennäköisen katastrofin siemenet on tällöin kylvetty.

 

Sitoudu tilitoimiston vaihtoon

Tilitoimistonvaihdos saadaan tehtyä mahdollisimman vaivattomasti, kun molemmat osapuolet ovat 100-prosenttisen sitoutuneita.

 

Lopuksi

Tilitoimistonvaihtoa ei kannata pantata jos et ole tyytyväinen nykyiseen tilitoimistopalveluusi. Vaihdos on yksikertaisimmillaan hyvin nopea ja vaivaton prosessi. Olet jo ottanut isoimman askeleen, kun olet tiedostanut tarpeen kartoittaa uutta tilitoimistokumppania. Suomessa on yli 4000 tilitoimistoa, joten potentiaalisten kandidaattien kartoittaminen kannattaa aloittaa kyselemällä suosituksia kollegoilta ja tutuilta. Tutustu Balancon asiakkaiden kokemuksiin tilitoimistonvaihdosta.

 

Tilitoimistonvaihdosta lisää tietoa saat talousasiamiehiltämme.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email
employe picture
Marko Salmi

Talousasiamies, uudet asiakkuudet

marko.salmi(at)balanco.fi

Suosittelemme lukemaan myös

Yrityksen arvonmääritys

Yrityksen elinkaaren eri vaiheissa tulee eteen tilanteita, joissa tulee määrittää yrityksen arvo. Balancon blogissa tiivistetysti neljä ajankohtaa arvonmäärityksen laatimiselle ja miksi se on suositeltavaa tehdä kunnolla.

Lue lisää »