Balanco Oy:n työnhakijarekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot tietosuoja-asioissa
| Rekisterinpitäjä | Balanco Oy, Y-tunnus: 2699983-6 (”Yhtiö” tai ”Rekisterinpitäjä”) |
| Yhteydenotot kaikissa tietosuoja-asioissa | Rekisteröity voi ottaa yhteyttä Rekisterinpitäjään kaikissa tietosuojaa koskevissa asioissa seuraavasti: Balanco Oy Osoite: Rubert Huberin tie 16 C, 01510 Vantaa Niia Ylilammi puh. 050 576 0333, tietosuoja@balanco.fi |
2. Työnhakijoista kerättävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee työnhakijoistaan (”rekisteröidyt”, ”Hakija”) seuraavia tietoja:
| Tietoluokka | Kuvaus | Tietolähde |
| Perustiedot | Esimerkiksi nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite; syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli ja henkilötunnus | Hakija |
| Toimenkuva | Esimerkiksi työtehtävien kuvaus, työsuhteen luonne ja kesto, työaika ja -paikka, palkka, työsuhteen alkamiseen liittyvät tiedot | Rekisterinpitäjä |
| Julkiset hakijatiedot | Tiedot, jotka rekisteröity on itse asettanut yleisesti saataville, jotta työnantajat voivat ottaa heihin yhteyttä. | Hakija julkaisemat tiedot ammatillisissa Internet-palveluissa, kuten LinkedInissä ja muissa vastaavissa palveluissa tällaisten palvelujen sopimusehtojen mukaisesti |
| Hakemustiedot | Esimerkiksi hakemus ja ansioluettelo (CV), valokuvat, hakemusvideot, osaaminen, pätevyys, taidot, työkokemus ja koulutus, kielitaito, muut erityistaidot, todistukset ja muut hakijan vapaaehtoisesti rekrytointiprosessin aikana antamat tiedot | Hakija |
| Referenssit | Suositukset ja muut uraan liittyvät tiedot | Hakijan viittaamat tai nimeämät aiemmat työnantajat ja muut kolmannet osapuolet ja lähteet |
| Soveltuvuusarvioinnit | Henkilö- ja soveltuvuusarviointien sekä työterveyshuollon lausunnot hakijan työkyvystä | Rekisterinpitäjän työterveyshuolto, rekrytointikonsultit, muut luotettavat henkilö- ja soveltuvuusarviointipalvelujen tuottajat |
| Rekrytointiprosessin tiedot | Tiedot rekrytointiprosessin etenemisestä, kuten tieto tulevasta jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä | Rekisterinpitäjä |
| Muut tiedot | Muut tiedot | Hakija |
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeudelliset perusteet
Kohdassa 2 mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet ovat:
| Käsittelyn tarkoitus | Käsiteltävät tietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
| Sopivien työntekijäehdokkaiden oma-aloitteinen haku ja kontaktointi | • Julkiset hakijatiedot | Rekisterinpitäjän oikeutettu etu työnantajana (Tietosuoja-asetus 1 artikla, 6 f) kohta) |
| Hakijan työkyvyn ja soveltuvuuden arviointi haetun työn kannalta sekä mahdollisen koulutuksen tai muun ammatillisen kehityksen tarpeen arviointi | • Toimenkuva • Perustiedot • Hakemustiedot • Referenssit • Soveltuvuusarvioinnit | Hakijan suostumus (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 13 §) |
| Erityistä luotettavuutta vaativaan tehtävään valitun hakijan luotettavuuden arviointi luottotietojen perusteella | • Perustiedot • Toimenkuva • Luottotiedot | Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu työnhakijan ja rekisterinpitäjän väliseen suhteeseen (Tietosuoja-asetus 1 artikla, 6 f) kohta, Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 5a §) |
| Hakijoiden arviointi ja vertailu sekä työntekijän valinta, rekrytointiprosessin hallinta ja muut rekrytointiprosessiin liittyvät toimenpiteet | • Kaikki kohdassa 2 määritellyt tiedot | Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu työnhakijan ja rekisterinpitäjän väliseen suhteeseen (Tietosuoja-asetus 1 artikla, 6 f) kohta) |
| Hakijan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien täyttäminen, esim. tasa-arvoa ja yhdenvertaisuutta sekä yksityisyyden suojaa koskevat oikeudet ja velvollisuudet | • Kaikki kohdassa 2 määritellyt tiedot, jos ne ovat tarpeen velvoitteiden täyttämiseksi kussakin tapauksessa | Laissa naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta, yhdenvertaisuuslaissa ja muussa sovellettavassa laissa säädettyjen velvoitteiden noudattaminen, Tietosuoja-asetus 1 artikla, 6 c) kohta |
Automaattista päätöksentekoa ei käytetä hakijatietojen käsittelyyn.
4. Kenelle tietoja luovutetaan tai siirretään
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn suostumusta paitsi, jos se on välttämätöntä Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi, oikeuskäsittelyyn liittyen, viranomaisten pyynnöstä tai osana liiketoimintajärjestelyitä.
Rekisterinpitäjällä on oikeus käyttää alihankkijoita tämän selosteen mukaisessa henkilötietojen käsittelyssä. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin, kuin se on tarpeen alihankkijan palvelujen toteuttamiseksi. Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita seuraavissa tehtävissä:
- HR-, rekrytointi- ja soveltuvuusarviointipalvelut
- ICT: IT-infra, tietoturva ja käyttäjähallinta, sähköiset viestinvälityspalvelut
Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja Rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun Rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti. Alihankkijoita sitovat Rekisterinpitäjän kanssa tehdyt sopimukset henkilötietojen käsittelystä mukaan lukien salassapitoa ja tietoturvaa koskevat ehdot.
Henkilötietoja voidaan siirtää käsiteltäväksi myös EU-/ETA:n alueen ulkopuolisessa maassa. Ellei Euroopan komissio ole päättänyt, että käsittelymaan tietosuojan taso on hyväksyttävä, Rekisterinpitäjä varmistaa asianmukaisen tietosuojan tekemällä alihankkijoiden kanssa kirjalliset sopimukset Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimusehdoilla tai muulla lainmukaisella menettelyllä. Vakiosopimuslausekkeet löytyvät Euroopan komission verkkosivuilta.
5. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain rekrytointiin liittyviä tehtäviä suorittavat esihenkilöt, henkilöstöhallinnon ja Rekisterinpitäjän alihankkijoiden työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tämän rekisterin tietoja.
Manuaalista aineistoa säilytetään tietojen suojatasoa vastaavissa lukituissa tiloissa. Tietoja käsittelevä henkilöstö ja alihankkijat ovat sitoutuneet salassapitovelvoitteisiin. Sähköisesti säilytettävien tietojen suojaus perustuu käyttöoikeuksien hallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Tietoja käsittelevien henkilöiden pääsy rekisterin sähköiseen tietosisältöön on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella.
Henkilö- ja soveltuvuusarvioinnit ja työterveyshuollon lausunnot säilytetään erillään muista tiedoista.
Valittujen työnhakijoiden tietoja säilytetään osana työsuhdetietoja.
Muiden työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään rekrytointipäätöksen jälkeen niin kauan, kuin se on tarpeellista rekrytointiin liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien loppuunsaattamiseksi, kuitenkin vähintään kaksi vuotta työhönottopäätöksestä (tasa-arvolakiin perustuva syrjintäkanteen kanneaika).
Tietoja voidaan säilyttää myös muita Rekisterinpitäjän mahdollisia rekrytointitarpeita varten rekisteröidyn antaman suostumuksen mukaisesti.
6. Tietojen tarkastus-, oikaisu- ja muut rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa henkilötietojensa käsittelyyn aiemmin antamansa suostumus. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Jos rekisteröity on toimittanut henkilötietojaan Rekisterinpitäjälle ja käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, hänellä on oikeus saada nämä tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää tiedot toiselle Rekisterinpitäjälle voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
Kun henkilötietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Rekisteröidyn on pyynnön yhteydessä yksilöitävä vastustamisen perusteena oleva erityinen tilanne.
Rekisteröity voi laissa määritellyissä tilanteissa vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi keskeyttämistä kokonaan tai osittain silloin, kun rekisteröidyn mielestä on epäselvyyttä tietojen virheettömyydestä tai niiden käsittelystä.
Pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti, kirjeellä tai sähköpostilla 1. kohdan mukaisilla yhteystiedoilla. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.