Tietosuojaseloste, käsittelijän seloste

Balanco Oy noudattaa menettelytapoja ja prosesseja, joilla suojataan henkilötietoja tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Tämä tietosuojaseloste sisältää tietojen keräämisen perusteet ja kuvauksen, mihin kerättyjä tietoja käytetään. Tietosuojaselostetta muutetaan tarvittaessa vastaamaan aina voimassa olevaa menettelytapaa henkilötietojen käsittelystä. Voimassa oleva tietosuojaseloste on nähtävillä Balancon internetsivustolla.

Tietosuojaselosteessa kuvataan, kuinka Balanco Oy käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja henkilörekisterin käsittelijän roolissa.

1. Rekisterin käsittelijä

Balanco Oy, Robert Huberin tie 16 C, 01510 Vantaa, y-tunnus 2699983-6

2. Yhteyshenkilö

Markus Marttunen puh. 045 7884 1216, markus.marttunen@balanco.fi

3. Rekisterin käyttötarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja tallennetaan ja käsitellään taloushallintopalvelujen tuottamiseksi rekisterinpitäjälle. Käsittelijä käyttää tietoja soveltuvilta osin toimeksiantosopimukseen perustuvien lakisääteisten taloushallintopalveluiden tuottamiseen ja tarvittavien viranomaisilmoituksien laatimiseen. Lisäksi käsittelijä käyttää tietoja rekisterinpitäjän kanssa erikseen sovittuihin toimeksiantoihin niiltä osin kuin toimeksiantoon tietoja tarvitaan. Tällaisia erillistoimeksiantoja ovat esimerkiksi asiantuntijapalvelut.

Henkilötietoja käsitellään seuraavin tehtävien hoitamiseksi siten kuin toimeksiantosopimuksessa on määritelty:

Rekisterinpitäjän kirjanpidon laatimiseksi
Rekisterinpitäjän palkkojen laskemiseksi ja maksamiseksi
Rekisterinpitäjän myyntireskontran hoitoa ja saatavien seurantaa varten, jos toimeksiannosta on erikseen sovittu
Rekisterinpitäjän hallintoa varten
Rekisterinpitäjän Procountor, Netvisor ja 4straction- ohjelmistojen käytön avustamisessa

Viranomaisilmoituksia ovat esimerkiksi yrityksen tuloveroilmoitus, osakaslainojen vuosi-ilmoitus, osinkojen vuosi-ilmoitus, työntekijäilmoitus urakoista, TAS- ja TyEL- ilmoitukset, ilmoitukset Kelalle, vakuutusyhtiöille ja työttömyyskassaan sekä mahdolliset jäsenmaksut ja ulosottotilitykset.

Henkilötietoja käytetään useissa eri tilanteissa taloushallintopalveluiden tuottamiseksi. Alla on lueteltu henkilötietoja, joita on käytössä.

Työntekijöiden ulosottotiedot ja muut työntekijäkohtaiset tiedot kirjanpidossa
Rekisterinpitäjän henkilöasiakkaan yhteystiedot Procountorissa tai Netvisorissa, jos hoidetaan asiakkaan myyntireskontraa ja saatavien seurantaa
Rekisterinpitäjän toimittajien yhteyshenkilöiden yhteystiedot Procountorissa tai Netvisorissa, jos käsitellään toimittajatietoja asiakkaan pyynnöstä
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilöiden henkilötunnukset (osakkaat, yhtiömiehet tms.) hallintoaineistossa
Rekisterinpitäjän Netvisor ja Procountor-käyttäjätunnukset ja niiden takana olevat henkilötiedot

Yhteystiedoilla tarkoitetaan nimeä, osoitetta, puhelinnumeroa ja sähköpostiosoitetta.

Käsittelijä voi rekisterinpitäjän pyynnöstä lisätä, muokata tai poistaa tietoja Procountorista ja Netvisorista, esimerkiksi lisätä uuden käyttäjätunnuksen.

Käsittelijä voi luovuttaa tietoja rekisterinpitäjän pyynnöstä myös muille tahoille.

Arkaluonteisia tietoja käsitellään rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteen noudattamiseksi.

4. Rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

Mikäli rekisteröityjä on ryhmitelty, ryhmät on kuvattu rekisterinpitäjän tietosuojaselosteessa.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilörekistereiden tiedot saadaan rekisterinpitäjältä. Palkanlaskennan tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyiltä, rekisterin ylläpitäjän toimesta. Tiedon välityskanava on kuvattu prosessikuvauksessa.

Ulosotto- ja jäsenmaksutiedoista tiedot kerätään rekisteröidyltä tai viranomaiselta rekisteroidyn suostumuksella tai lainsäädännön perusteella. Verokortit kerätään joko suoraan verohallinnolta, rekisterinpitäjältä tai rekisteröidyltä. Lisäksi Kelalta saadaan sairaslomapäätöksiä.

Rekisterinpitäjä tallentaa tiedot Procountor ja Netvisor-järjestelmään . Käsittelijä voi tallentaa tietoja Procountor ja Netvisor-järjestelmään rekisterinpitäjän pyynnöstä tai asiakkaan toimittamasta sähköisestä aineistosta. Laskujen toimittajat lähettävät laskuja, joilla voi olla yhteystietoja. Hallintoaineisto saadaan rekisterinpitäjältä.

Historiatiedot saadaan rekisterinpitäjältä tai edelliseltä tilitoimistolta suojattua sähköpostia tai CD:tä käyttäen.

6. Säilytysaika

Elleivät osapuolet ole toisin sopineet, henkilötietoja käsitellään niin pitkään kuin palveluita toimitetaan toimeksiantosopimuksen mukaisesti tai voimassa oleva lainsäädäntö edellyttää tiedon säilyttämistä.

7. Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei luovuteta edelleen tai käytetä muuhun tarkoitukseen kuin mitä toimeksiantosopimuksessa on määritetty. Erikseen sovittujen toimeksiantojen osalta käsittelijä voi luovuttaa tietoja alihankkijalleen, jos se on toimeksiannon toteuttamisen kannalta välttämätöntä.

Henkilötietoja luovutetaan Verohallinnolle lakisääteisten ilmoitusten yhteydessä.

Kaupparekisteriin tietoja luovutetaan erikseen sovittavien toimeksiantojen osalta tarvittaessa.

Käsittelijällä on lakisääteinen velvollisuus luovuttaa henkilötietoja viranomaisille heiltä kirjallisesti saatujen laillisten tietopyyntöjen perusteella.

Tietoa luovutetaan rekisterinpitäjän tilintarkastajalle.

Muutoin henkilötietoja ei luovuteta edelleen tai käytetä muuhun tarkoitukseen kuin mitä toimeksiantosopimuksessa on määritetty ellei rekisterinpitäjä erikseen pyydä luovuttamaan tietoja kolmannelle taholle.

Rekisterissä olevaa tietoa ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet

Henkilörekisterin suojaamiseen on käytetty teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä. Henkilörekisterin tiedot tallennetaan palvelimille ja järjestelmiin, jotka on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla. Pääsy henkilötietoihin myönnetään vain, jos se on tietojen käsittelyn kannalta välttämätöntä. Kaikki henkilötietojen käsittelijät ovat vaitiolovelvollisia.

9. Alihankkijat

Rekisterinpitäjä on antanut yleisen suostumuksen alihankkijoiden käyttöön. Käsittelijä toimittaa pyydettäessä listan alihankkijoista. Käsittelijä on varmistanut, että alihankkijat noudattavat tietosuoja-asetuksen määräyksiä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaan rekisteröidyillä henkilöllä on tietojaan koskevia säädettyjä ja lakiin kirjattuja oikeuksia, kun heidän tietonsa on kirjattu henkilörekisteriin.

Rekisteröidyllä on seuraavat tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet rekisterissä häntä koskeviin tietoihin: tiedonsaantioikeus, tarkastusoikeus, oikeus saada tietonsa korjatuiksi ja kielto-oikeus.

Rekisteröidyn, jonka perustiedot on tallennettu henkilörekisteriin, tulee ottaa yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön halutessaan käyttää laillisia oikeuksiaan.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että Rekisterinpitäjä ei ole noudattanut sovellettavaa tietosuojasääntelyä.

11. Yhteydenotot

Kaikissa tätä selostetta koskevissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä epäselvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön.

Käsittelijä voi tarvittaessa pyytää asiasta lisätietoja tai pyytää yhteydenottajaa täsmentämään pyyntöään kirjallisesti.

päivitetty 9.3.2020

12. Evästeet

Käytämme evästeitä (cookies), viestiäksemme paremmin sekä kehittääksemme palvelujamme.

Eväste on verkkosivustolla kävijän päätelaitteelle tallentuva tekstitiedosto. Evästeen avulla verkkosivujen ylläpitäjä voi tunnistaa kävijän, kun hän seuraavan kerran vierailee sivustolla. Eväste voi myös toimia tunnisteena, kun kävijä vierailee toisen toimijan sivustolla. Kävijän tunnistus sisältää tietoja käytetystä päätelaitteesta, tehdyistä valinnoista ja selailluista sivuista.

Evästeiden antaman tiedon perusteella pystymme tarjoamaan käyttäjälle kohdennettua sisältöä sekä helpottamaan sivujen käyttöä.

Evästeet eivät vahingoita päätelaitetta tai tiedostoja.

Voit ottaa evästeet käyttöön, tai poistaa ne käytöstä selaimen asetuksista. Mikäli muutat evästeiden käyttöä selaimessasi niin otathan huomioon, että se saattaa vaikuttaa myös verkkopalvelun toiminnallisuuteen.

Verkkosivujemme kävijätiedon analysointiin käytämme myös Google Analyticsia ja Lead Feederia. Näiden avulla voimme seurata sivustojemme kävijämääriä ja tunnistaa organisaatioita kävijöiden taustalla. Voimme kerätä tietoa siitä, millä sivuilla olet vieraillut ja milloin, mitä selainta käytät ja mikä on tietokoneesi IP-osoite. Voit halutessasi estää seurannan asettamalla opt out -evästeen.

Lisätietoa evästeistä löydät www.kyberturvallisuuskeskus.fi

Asiakasrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Balanco Oy, Robert Huberin tie 16 C, 01510 Vantaa, y-tunnus 2699983-6

2. Rekisteri

Balanco Oy:n asiakasrekisteri

3. Yhteyshenkilö

Markus Marttunen puh 044 208 8980, markus.marttunen@balanco.fi

4. Rekisterin käyttötarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn peruste

Rekisteriä käytetään Balanco Oy:n asiakastietojen säilyttämiseen. Käsittelyn tarkoituksena on rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen. Henkilörekisteriä pidetään yllä, jotta Balanco Oy:n työntekijöillä on käytettävissään ajantasaiset yhteystiedot asiakkuuden hoitamista varten. Tietoja käytetään markkinointiviestintään, uutiskirjeiden toimittamiseen ja mielipidetutkimuksiin. Henkilörekisterin ylläpitäjällä on oikeus käsitellä henkilötietoja, sillä rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on sellainen asiakassuhde, jossa henkilötietojen kerääminen ja tallettaminen on tarpeellista osapuolten välisten asioiden hoitamiseksi.

5. Rekisterin sisältämät tiedot

Henkilörekisteri sisältää Balanco Oy:n asiakasyrityksen yhteyshenkilön nimen, aseman yrityksessä, yrityksen osoitteen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron, organisaation nimen sekä toimialan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot on saatu asiakasyrityksestä joko Balancon internetsivuston yhteydenottolomakkeella, chat-palvelussa, puhelimitse tai sähköpostitse.

Lisäksi tietoja saadaan kolmannen osapuolen yksityisistä tai julkisista rekistereistä.

7. Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä asiakassuhteen voimassaolon ajan.

8. Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei luovuteta Rekisterinpitäjän toimesta kolmansille osapuolille tai käytetä muuhun tarkoitukseen kuin mitä kohdassa 4 on mainittu.

9. Henkilötietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet

Henkilörekisteri on suojattu teknisin ja organisatorisin keinoin. Henkilörekisterin tiedot tallennetaan palvelimille ja järjestelmiin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Pääsy henkilötietoihin myönnetään vain, jos se on tietojen käsittelyn kannalta välttämätöntä. Kaikki henkilötietojen käsittelijät ovat vaitiolovelvollisia.

10. Alihankkijat

Alihankkijamme noudattavat tietosuoja-asetuksen määräyksiä. Toimitamme listan alihankkijoista pyydettäessä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaan asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, jotka muodostavat henkilörekisterin. Tähän liittyen rekisteröidyillä henkilöllä on tietojaan koskevia säädettyjä ja lakiin kirjattuja oikeuksia.

Rekisteröidyn, jonka perustiedot on tallennettu asiakasrekisteriin, tulee ottaa yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön halutessaan käyttää laillisia oikeuksiaan.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että Rekisterinpitäjä ei ole noudattanut sovellettavaa tietosuojasääntelyä.

12. Yhteydenotot

Kaikissa tätä selostetta koskevissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä epäselvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä kohdassa 3 mainittuun yhteyshenkilöön.

Balanco Oy voi tarvittaessa pyytää asiasta lisätietoja tai pyytää yhteydenottajaa täsmentämään pyyntöään kirjallisesti.

Asiakashankintarekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Balanco Oy, Robert Huberin tie 16 C, 01510 Vantaa, y-tunnus 2699983-6

2. Rekisteri

Balanco Oy asiakashankintarekisteri

3. Yhteyshenkilö

Markus Marttunen puh 044 208 8980, markus.marttunen@balanco.fi

4. Rekisterin käyttötarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn peruste

Rekisteriä käytetään Balanco Oy:n asiakashankintaan. Henkilörekisteriä pidetään yllä, jotta Balanco Oy:n työntekijöillä on käytettävissään ajantasaiset yhteystiedot potentiaalisen asiakkaan kontaktoimiseksi ja tarjousneuvotteluiden hoitamiseksi. Henkilörekisterin tietoja käytetään myös markkinointiviestintään, uutiskirjeiden toimittamiseen ja mielipidetutkimuksiin olemassa oleville ja potentiaalisille asiakkaille. Henkilörekisterin ylläpitäjällä on oikeus käsitellä henkilötietoja, sillä rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on sellainen asiakassuhde, jossa henkilötietojen kerääminen ja tallettaminen on tarpeellista osapuolten välisten asioiden hoitamiseksi.

5. Rekisterin sisältämät tiedot

Henkilörekisteri sisältää Balanco Oy:n potentiaalisen asiakkaan yhteyshenkilön nimen, yrityksen osoitteen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron sekä organisaation nimen, toimialan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot on saatu asiakasyrityksestä joko Balancon internetsivuston yhteydenottolomakkeella, puhelimitse, chat-palvelun avulla tai sähköpostitse.

Lisäksi tietoja saadaan kolmannen osapuolen yksityisistä tai julkisista rekistereistä.

7. Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä asiakassuhteen voimassaolon ajan. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot poistetaan järjestelmästä rekisteröidyn niin pyytäessä.

8. Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei luovuteta Rekisterinpitäjän toimesta edelleen kolmannelle osapuolelle tai käytetä muuhun tarkoitukseen kuin mitä kohdassa 4 on mainittu. Henkilötietoja siirretään rekisteristä Balanco Oy:n asiakasrekisteriin, kun yrityksestä tulee Balanco Oy:n asiakas.

9. Henkilötietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet

10. Alihankkijat

Alihankkijamme noudattavat tietosuoja-asetuksen määräyksiä. Toimitamme listan alihankkijoista pyydettäessä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaan asiakashankintarekisteri sisältää henkilötietoja, jotka muodostavat henkilörekisterin. Tähän liittyen rekisteröidyillä henkilöllä on tietojaan koskevia säädettyjä ja lakiin kirjattuja oikeuksia.

Rekisteröidyn, jonka perustiedot on tallennettu asiakasrekisteriin, tulee ottaa yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön halutessaan käyttää laillisia oikeuksiaan.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että Rekisterinpitäjä ei ole noudattanut sovellettavaa tietosuojasääntelyä.

12. Yhteydenotot

Kaikissa tätä selostetta koskevissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä epäselvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä kohdassa 3 mainittuun yhteyshenkilöön.

Balanco Oy voi tarvittaessa pyytää asiasta lisätietoja tai pyytää yhteydenottajaa täsmentämään pyyntöään kirjallisesti.