Näin käsittelemme henkilötietojasi

Henkilötietojesi suoja on meille tärkeää. Tämä sivu kuvaa yleisellä tasolla, miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme henkilötietoja, millä perusteilla käsittely tapahtuu ja mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä. Sivun lopusta löydät kohderyhmäkohtaiset tietosuojaselosteet, joissa kuvataan tarkemmin henkilötietojen käsittely kussakin tilanteessa. Mahdollisessa ristiriitatilanteessa rekisterikohtainen seloste on ensisijainen.

Kuka vastaa henkilötietojesi käsittelystä?

Henkilötietojesi rekisterinpitäjä on Balanco Oy (y-tunnus 2699983-6), Robert Huberin tie 16 C, 15100 Vantaa.

Kaikissa henkilötietoja koskevissa asioissa voit ottaa yhteyttä:

• Tietosuoja-asioista vastaava henkilö: Niia Ylilammi, tietosuoja@balanco.fi
• Yleiset tietosuoja-asiat: tietosuoja@balanco.fi

Kenen henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme henkilötietoja eri rooleissa asioivista henkilöistä. Toimimme pääasiassa yritysten ja yhteisöjen kanssa, mutta myös yritystä tai yhteisöä edustavan tai sen puolesta toimivan henkilön, kuten päättäjän, yhteyshenkilön tai edustajan tiedot ovat henkilötietoja, joihin tietosuojalainsäädäntö soveltuu. Pelkästään yritystä koskevat ja kuvaavat tiedot, kuten y-tunnus tai toimiala, eivät sen sijaan ole henkilötietoja.

Käsittelemme henkilötietoja muun muassa seuraavissa ryhmissä:

• nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat, toimittajat ja yhteistyökumppanit (yritykset ja yhteisöt) sekä näiden päättäjät, yhteyshenkilöt ja edustajat
• verkkosivujen kävijät ja sähköisten palveluiden käyttäjät
• työnhakijat

Kenen henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme henkilötietoja eri rooleissa asioivista henkilöistä. Toimimme pääasiassa yritysten ja yhteisöjen kanssa, mutta myös yritystä tai yhteisöä edustavan tai sen puolesta toimivan henkilön, kuten päättäjän, yhteyshenkilön tai edustajan tiedot ovat henkilötietoja, joihin tietosuojalainsäädäntö soveltuu. Pelkästään yritystä koskevat ja kuvaavat tiedot, kuten y-tunnus tai toimiala, eivät sen sijaan ole henkilötietoja.

Käsittelemme henkilötietoja muun muassa seuraavissa ryhmissä:

• nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat, toimittajat ja yhteistyökumppanit (yritykset ja yhteisöt) sekä näiden päättäjät, yhteyshenkilöt ja edustajat
• verkkosivujen kävijät ja sähköisten palveluiden käyttäjät
• työnhakijat

Mistä saamme henkilötietoja?

Keräämme henkilötietoja pääasiassa suoraan asiakassuhteen tai muun asioinnin yhteydessä, esimerkiksi kun täytät yhteydenottolomakkeen, tilaat uutiskirjeen tai solmit sopimuksen kanssamme. Tietoja kertyy myös palveluidemme käytöstä ja sähköisestä asioinnista.

Täydennämme tietoja tarvittaessa luotettavista ulkoisista lähteistä, kuten yritys- ja yhteystietopalveluista ja luottotietoyhtiöiltä. Lisäksi hankimme rahanpesulain edellyttämiä tuntemistietoja palveluntarjoajilta silloin, kun lainsäädäntö edellyttää asiakkaan tuntemisvelvoitteiden (KYC) täyttämistä.

Millä perusteella käsittelemme henkilötietoja?

Käsittelemme henkilötietoja aina laillisella perusteella. Balancon yleisimmät käsittelyperusteet ovat:

Sopimus: kun käsittely on tarpeen sinun tai edustamasi yrityksen tai yhteisön kanssa solmitun sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai sitä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

Lakisääteinen velvoite: kun käsittely on tarpeen lakiin perustuvan velvoitteen noudattamiseksi, kuten kirjanpitoa, rahanpesun estämistä tai viranomaisraportointia koskevien velvoitteiden täyttämiseksi.

Oikeutettu etu: kun käsittely on tarpeen Balancon tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun toteuttamiseksi eikä se loukkaa rekisteröidyn oikeuksia. Tähän perustuu esimerkiksi asiakassuhteen hoitaminen, markkinointi, asiakasviestintä, liiketoiminnan kehittäminen, petostentorjunta sekä sisäisten raporttien laatiminen liiketoiminnan johtamista varten.

Suostumus: tietyissä tilanteissa pyydämme erikseen lupaasi, kuten muiden kuin välttämättömien evästeiden käyttöön tai valokuvien julkaisemiseen tapahtumissa. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, eikä peruuttaminen vaikuta ennen sitä tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Emme tee automatisoituja päätöksiä, joilla olisi oikeudellisia tai muita merkittäviä vaikutuksia rekisteröityyn. Voimme kuitenkin hyödyntää profilointia ja analysointia palvelujemme kehittämisessä, asiakassuhteen hoitamisessa sekä markkinoinnissa. Sinulla on oikeus vastustaa profilointia suoramarkkinointitarkoituksessa milloin tahansa.

Voimme käsitellä henkilötietoja myös tilastollisiin tarkoituksiin, jolloin tiedot kootaan yhteen siten, ettei yksittäistä henkilöä ole mahdollista tunnistaa lopputuloksesta. Tällainen anonymisoitu tilasto ei ole henkilötieto.

Kenelle luovutamme henkilötietoja?

Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan ne Balancon työntekijät, joiden tehtävät sitä edellyttävät. Käytämme myös ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Kukin palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin, kuin se on tarpeen palveluntarjoajan tehtävien hoitamiseksi. Kaikkien palveluntarjoajien kanssa on tehty asianmukainen henkilötietojen käsittelysopimus.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös Balanco-konsernin muille yhtiöille ja yhteistyökumppaneille palvelujen tuottamiseksi ja kehittämiseksi sekä asiakassuhteiden hallinnoimiseksi.

Kolmansille osapuolille luovutamme tietoja vain, kun se on tarpeen palveluiden toteuttamiseksi, lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, viranomaispyynnön toteuttamiseksi tai oikeusvaateiden käsittelemiseksi. Henkilötietoja voidaan siirtää myös sulautumisen, yrityskaupan tai liiketoiminnan myynnin yhteydessä.

Siirrämmekö tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?

Pääsääntöisesti käsittelemme henkilötietoja EU:n ja ETA:n alueella. Osa käyttämistämme palveluntarjoajista sijaitsee tai toimii osittain EU- ja ETA-alueen ulkopuolella, jolloin tietoja voidaan siirtää kolmansiin maihin.

Varmistamme tällaisissa tilanteissa siirroille aina asianmukaiset suojatoimet. Ensisijaisena suojatoimena käytämme Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita (SCC) tai siirtoja maihin, joiden tietosuojan tason komissio on todennut riittäväksi (ns. vastaavuuspäätös). Yhdysvaltoihin suuntautuvissa siirroissa voidaan hyödyntää myös EU:n ja Yhdysvaltojen välistä Data Privacy Framework (DPF) -järjestelyä.

Vakiosopimuslausekkeet löytyvät osoitteesta: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021D0914

Kuinka kauan säilytämme tietoja?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen alkuperäisen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Säilytysajan päätyttyä poistamme henkilötiedot tai muutamme ne sellaiseen anonyymiin muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa.

Säilytysajan pituus määräytyy ensisijaisesti käsittelyn tarkoituksen ja oikeusperusteen mukaan. Asiakassuhteeseen liittyviä tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen päättymisen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen esimerkiksi sopimusvastuiden, kirjanpitovelvoitteiden tai mahdollisten oikeudellisten vaateiden vuoksi. Lakisääteisiin velvoitteisiin perustuvaa aineistoa, kuten kirjanpitoaineistoa ja rahanpesun estämistä koskevia tietoja säilytetään lainsäädännön edellyttämän ajan. Suostumukseen perustuvaa henkilötietojen käsittelyä jatketaan vain niin kauan kuin suostumus on voimassa.

Tarkemmat säilytysajat on kuvattu rekisterikohtaisissa tietosuojaselosteissa. Arvioimme säilytysaikoja säännöllisesti sen varmistamiseksi, että tietoja ei säilytetä pidempään kuin on tarpeen. Mikäli henkilötietoja tarvitaan oikeudellisen vaateen laatimista, esittämistä tai puolustamista varten, tietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin se on vaateen käsittelyn kannalta välttämätöntä.

Tietoturva

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Henkilötietoja käsittelevälle henkilöstölle on annettu tietosuojaa koskeva koulutus ja ohjeistus. Henkilöstö ja palveluntarjoajat ovat sitoutuneet salassapitovelvoitteisiin.

Henkilötietoja säilytetään tietojen suojatasoa vastaavissa lukituissa tiloissa, joita valvotaan kulunvalvonnalla. Sähköisesti säilytettävien tietojen suojaus perustuu käyttöoikeushallintaan, käyttäjien tunnistamiseen, tietojen salaukseen, tietoliikenteen suojaukseen, palomuureihin ja muihin tietoturvaohjelmistoihin, tietojen varmuuskopiointiin sekä lokitietojen keräämiseen ja tietoturvatapahtumien seurantaan.

Oikeutesi

Sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietojesi suhteen:

Tarkastusoikeus: Voit pyytää vahvistusta siitä, käsitelläänkö tietojasi, sekä saada kopion käsiteltävistä tiedoista ja tietoa käsittelyn yksityiskohdista.

Oikaisuoikeus: Voit pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista.

Oikeus tulla unohdetuksi: Voit pyytää tietojesi poistamista, kun käsittelyn jatkamiselle ei ole enää pätevää perustetta. Oikeus ei ole ehdoton ja esimerkiksi lakisääteiset velvoitteet voivat edellyttää tietojen säilyttämistä.

Oikeus rajoittaa käsittelyä: Voit pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa, esimerkiksi tietojen oikeellisuuden selvittämisen ajaksi.

Oikeus siirtää tiedot: Kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja se toteutetaan automatisoidusti, voit saada tietosi jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle.

Vastustamisoikeus: Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, kun se perustuu oikeutettuun etuun ja sinulla on henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvä erityinen peruste. Suoramarkkinointia voit aina vastustaa ilman erityistä perustetta.

Oikeus peruuttaa suostumus: Jos käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa sen milloin tahansa.

Saatamme pyytää sinulta tietoja henkilöllisyytesi vahvistamiseksi ennen pyyntösi toteuttamista. Käytä oikeuksiasi lähettämällä kirjallinen pyyntö osoitteeseen tietosuoja@balanco.fi. Vastaamme pyyntöihin pääsääntöisesti yhden kuukauden kuluessa.

Valitusoikeus

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi).

Muutokset tähän sivuun

Voimme päivittää tätä sivua tarvittaessa, esimerkiksi lainsäädännön tai toimintatapojen muuttuessa. Olennaisista muutoksista henkilötietojen käsittelyssä tiedotamme rekisteröidyille erikseen. Ajankohtainen versio on aina saatavilla verkkosivuillamme.

Tietosuojaselosteet

Tarkemmat tiedot henkilötietojen käsittelystä eri tilanteissa löydät seuraavista selosteista: