Kumppaniblogi | Netvisor
Monessa suomalaisessa pk-yrityksessä arki rullaa näennäisen digitaalisesti, mutta pinnan alla piilee työläs totuus. Tietoja siirretään järjestelmästä toiseen käsin, Excelillä, sähköpostiviesteillä tai pahimmillaan paperilapuilla. Myynti seuraa yhtä näkymää, taloushallinto toista ja johto kolmatta. Kun tieto ei liiku järjestelmien välillä automaattisesti, yhteisen tilannekuvan muodostaminen vaikeutuu.
Tässä kohtaa API-rajapinnat ja ohjelmistointegraatiot astuvat kuvaan. Kyse ei ole pelkästä IT-jargonista, vaan yrittäjän parhaasta ystävästä: siitä, että tieto liikkuu automaattisesti sinne, missä sitä tarvitaan.
Miten automaattinen tiedonsiirto toimii käytännössä?
Kun puhutaan integraatiosta, tarkoitetaan yksinkertaisesti sitä, että kaksi eri ohjelmistoa keskustelee keskenään digitaalisen sillan (API) kautta.
Nykytilanne ilman integraatiota: Yrittäjä tai assistentti lataa kuun lopussa ERP-järjestelmästä myyntiraportin Excelinä, siivoaa sarakkeet, kirjautuu taloushallinnon ohjelmaan ja näppäilee tiedot sisään rivi riviltä.
Integraation myötä: Kun projekti kuitataan toiminnanohjausjärjestelmässä valmiiksi, tieto siirtyy sekunneissa taustalla taloushallintoon, ja lasku lähtee matkaan. Kukaan ei koske tietoon matkalla, eikä kenenkään tarvitse tarkistaa soittamalla ’tuliko se tiedosto perille’.
Esimerkiksi Netvisorin laajat API-ratkaisut mahdollistavat sen, että taloushallinto saadaan liitettyä saumattomasti muihin yrityksen arjen ohjelmistoihin.
Katsotaan kahta konkreettista esimerkkiä yrittäjän arjesta
Esimerkki 1: Taloushallinto ja palkanlaskenta
Palkanlaskenta on prosessi, jossa tieto kulkee usein usean henkilön ja järjestelmän kautta. Jos yrityksessä ei ole yhtenäistä järjestelmää, tunteja ilmoitetaan WhatsAppilla, sähköpostilla, paperilla tai PDF-liitteillä. Käsialojen tulkitseminen ja copy-pastella tehty siirtotyö hankaloittavat sekä yrittäjän että palkanlaskijan työtä huomattavasti.
Mitä suurempi yritys ja mitä tarkempi kustannuspaikkaseuranta, sitä varmemmin käsin naputtelu johtaa virheisiin. Jos työntekijän, esihenkilön, HR:n ja toimitusjohtajan ketjussa joku huomaa virheen (tai vaikkapa lomapäiviin tulee muutos), korjauskierros palauttaa prosessin alkuun ja hukkaa kaikkien aikaa.
Miten integraatio muuttaa tämän?
- Tiedot syötetään vain kerran: Kun vaikkapa uudet kesätyöntekijät aloittavat, heidän tietonsa syötetään vain yhteen paikkaan. Integraatio hoitaa tiedonsiirron automaattisesti muihin tarvittaviin järjestelmiin.
- Kuittirumba historiaan: Kuitit toimitetaan matkalaskulle mobiilisovelluksella, josta ne siirtyvät oikeille tileille ilman paperilappujen säästelyä.
- Luotettavuus: Hoidat lähettävässä päässä hommat kuntoon, ja voit luottaa siihen, että tilitoimiston palkanlaskija näkee täysin saman asian. Ei koosteiden lähettelyä, ei tulkinnanvaraisuutta.
- Lakisääteisyys: Lakisääteinen työajanseuranta pysyy automaattisesti kunnossa ja ajantasaisena.
Esimerkki 2: Taloushallinto ja toiminnanohjausjärjestelmä
Toinen yleinen integraatiotarve liittyy taloushallinnon ja ERP-järjestelmän väliseen tiedonkulkuun.
Ilman integraatiota myyntitietoja, ostolaskuja ja projektikustannuksia joudutaan siirtämään järjestelmästä toiseen käsin. Myynneistä on saatava tieto kirjanpitoon ja ostolaskut on saatava ERP-järjestelmään, jotta ne voidaan kohdistaa oikeille projekteille ja läpilaskuttaa asiakkaalta. Ilman tätä reaaliaikainen katelaskenta on mahdotonta.
Yhteisen näkymän puuttuessa eri ihmisillä voi olla käytössään eri versio samasta tiedosta; kentällä katsotaan ERP-järjestelmää ja johdossa taloushallinto-ohjelmistoa. Jos tiedot eivät täsmää, aikaa kuluu liiketoiminnan kehittämisen sijaan sen selvittämiseen, mikä luku on oikea.
Integraatioiden avulla tieto liikkuu automaattisesti järjestelmien välillä, jolloin operatiivinen ja taloudellinen näkymä perustuvat samaan dataan.
Tyypillisesti integraatioiden kautta voidaan siirtää esimerkiksi:
- myynti- ja laskutustietoja
- ostolaskuja
- asiakas- ja tuotetietoja
- työaikatiedot, varastosaldot, verkkokauppamyynnit
- kustannuspaikka- ja projektitiedot
Mitä hyötyä integraatioista syntyy käytännössä?
Kun ohjelmistot keskustelevat keskenään, yrittäjän ei tarvitse enää kirjautua viiteen eri ohjelmaan (ja kaupan päälle verkkopankkiin) tarkistaakseen yrityksen tilanteen. Excelit voidaan unohtaa budjetoinnista ja kannattavuuslaskennasta, joissa ne tarjoavat parhaimmillaankin vain vanhentunutta tietoa.
| Haaste ilman integraatiota | Tilanne integraation jälkeen |
| Hajanaiset luvut: Johdolla ja työntekijöillä eri tiedot. | Yksi totuus: Operatiivinen ja taloudellinen tieto vastaavat toisiaan. |
| Sokea ennustaminen: Kassavirran seuranta kerran kuussa. | Reaaliaikaisuus: Netvisorin reaaliaikainen kassavirtaennuste ja myyntireskontran tilanne (maksetut vs. perinnässä olevat) aina näkyvillä. |
| Hidas reagointi: Ongelmat huomataan liian myöhään. | Nopeus: Reaaliaikainen näkymä projekteihin sivukuluineen antaa johdolle aikaa reagoida muutoksiin heti. |
Ennen kaikkea kyse on ajasta
Yrittäjän aika on kallista. Integraatioiden suurin arvo onkin se, että prosessit juoksevat taustalla itsestään.
Kun turha tiedonsiirto ja lukujen täsmäyttäminen jää pois, työntekijät voivat keskittyä asiakkaalta laskutettavaan työhön. Yrittäjä ja yrityksen johto taas voivat siirtää katseensa Exceleistä tulevaisuuteen: liiketoiminnan kehittämiseen, markkinointiin ja strategiseen suunnitteluun.
Automaatio ei siis vain säästä rahaa ja vähennä virheitä – se ostaa yrittäjälle takaisin hänen tärkeintä resurssiaan, eli aikaa.
Haluatko laittaa yrityksesi pyörät pyörimään automaatiolla? Ota yhteyttä, niin katsotaan miten Netvisorin ja muiden ohjelmistojesi väliset integraatiot saadaan helpottamaan juuri sinun arkeasi!
Artikkelin kirjoittaja on Netvisorin asiantuntija.
Kuinka voisimme auttaa?
-
Marko Salmi
myynti | liiketoimintajohtaja | kansainvälistyminen
marko.salmi@balanco.fi
