Sujuuko HR:n ja palkanlaskennan yhteistyö? — Näin vältät yleisimmät sudenkuopat

Palkanmaksu on yksi työntekijän ja työnantajan välisen suhteen kulmakivistä. Kun palkka kilahtaa tilille ajallaan ja oikein, luottamus työnantajaan vahvistuu. Pienikin virhe voi kuitenkin horjuttaa sitä pitkäksi aikaa. Siksi HR:n ja palkanlaskennan sujuva yhteistyö on keskeinen osa työtyytyväisyyttä.

Miksi HR:n ja palkanlaskennan yhteistyö on tärkeä osa työntekijäkokemusta?

Kuvitellaan tilanne: uusi työntekijä aloittaa innolla uudessa työpaikassa. Työsopimus on allekirjoitettu, perehdytys onnistunut ja työtehtävät tuntuvat mielekkäiltä. Kun ensimmäinen palkkapäivä koittaa, palkassa on virhe: sovittu myyntibonus puuttuu ja osa työtunneista on jäänyt pois.

Kyse ei todennäköisesti ole huolimattomuudesta, vaan syynä voi olla tiedonkulun katkeaminen HR:n ja palkanlaskennan välillä. Valitettavan monessa organisaatiossa törmätään samankaltaisiin haasteisiin, jotka johtuvat usein kolmesta tutusta sudenkuopasta.

Kolme yleistä sudenkuoppaa, jotka hankaloittavat yhteistyötä

1. Siiloutuminen
   Kun HR ja palkanlaskenta toimivat erillään, kokonaiskuva työsuhteista jää helposti pirstaleiseksi. Tietoja siirretään manuaalisesti, päällekkäistä työtä tehdään, ja virheriski kasvaa.

• Kommunikaatiokatkokset
  Työaikojen, lomien tai sopimusehtojen muutokset eivät aina välity ajoissa palkanlaskentaan. Hiljainen tieto jää organisaation sisäisiin keskusteluihin, eikä päädy järjestelmiin tai palkanlaskijan tietoon.
• Epäselvät vastuut
  Ilman selkeitä rooleja ja aikatauluja tiedonkulku jää epävarmaksi. Viime hetken korjaukset lisäävät kiirettä ja virheiden riskiä.

Selkeät prosessit ratkaisevat haasteet

Kaikki nämä haasteet ovat ratkaistavissa. Avainasemassa on selkeä, ennalta sovittu yhteistyöprosessi, jossa jokainen tietää oman roolinsa ja vastuunsa.

Hyvä yhteistyö HR:n ja palkanlaskennan välillä rakentuu kolmesta peruspilarista:

• Selkeät roolit ja vastuut: HR vastaa työsuhdetietojen ja muutosten, kuten työtehtävien, työaikojen, lomien ja poissaolojen päivittämisestä. Lisäksi HR toimii linkkinä työntekijöiden ja palkanlaskennan välillä ja huolehtii, että tarvittavat tiedot siirtyvät oikeaan aikaan ja oikeassa muodossa.

• Yhteinen järjestelmä: Kun HR- ja työajanseurantajärjestelmät ovat ajan tasalla ja käytettävissä myös palkanlaskennan puolella, tiedonsiirto nopeutuu ja virheriski pienenee. Palkanlaskija voi hakea tarvittavat raportit suoraan järjestelmästä ilman manuaalista tarkistustyötä.
• Aktiivinen vuoropuhelu ja yhteistyö: Palkanlaskenta tukee HR:ää muun muassa työehtosopimusten ja työsuhdelainsäädännön tulkinnassa. Lisäksi se huolehtii, että laskentakaavat, pidätykset ja lakisääteiset ilmoitukset, kuten tulorekisteri-ilmoitukset, tehdään ajallaan. Palkanlaskenta voi myös tuottaa HR:lle tietoa palkkakustannuksista, ylitöistä ja muista henkilöstöhallintoa tukevista mittareista.

Kun vastuut ovat selkeitä ja tieto liikkuu saumattomasti, myös palkkapäivä sujuu ilman yllätyksiä ja työntekijöiden luottamus työnantajaan vahvistuu.

Ulkopuolinen asiantuntija voi auttaa rakentamaan sujuvan yhteistyömallin

Monessa organisaatiossa aika ja resurssit prosessien kehittämiseen ovat rajallisia. Tällöin ulkopuolinen asiantuntija voi olla ratkaiseva apu. Balanco tarjoaa asiakkailleen palkka/HR-asiantuntijan, joka toimii yrityksen palkkayhteyshenkilönä ja sillanrakentajana HR:n ja palkanlaskennan välillä.

Asiantuntijamme:

• Ymmärtävät HR:n ja palkanlaskennan erityisvaatimukset
• Vastaavat tiedonsiirrosta, aikatauluista ja prosessien sujuvuudesta
• Vähentävät virheriskiä ja vapauttavat resursseja
• Kehittävät yhteistyöprosesseja asiakkaan tarpeisiin

Haluatko kehittää HR:n ja palkanlaskennan yhteistyötä?

HR:n ja palkanlaskennan yhteistyön kehittäminen on investointi sujuvaan arkeen, tyytyväisiin työntekijöihin ja vahvaan työnantajakuvaan. Ota yhteyttä ja keskustellaan yhdessä, miten voimme kehittää HR:n ja palkanlaskennan yhteistyötä myös teillä.