Taloushallinnon ulkoistaminen ei tarkoita sitä, että luovutat yrityksesi talouden jollekin toiselle. Oikein toteutettuna se tarkoittaa päinvastaista. Saat käyttöösi asiantuntemuksen, joka tukee päätöksentekoa ja vapauttaa aikaasi olennaiseen, samalla kun strateginen ohjaus pysyy omissa käsissäsi.

Tässä artikkelissa käymme läpi konkreettisesti, mitä taloushallinnon osa-alueita kannattaa ulkoistaa ja mitkä on syytä pitää itsellä, milloin ulkoistaminen on ajankohtaista, miten projekti etenee vaiheittain ja mitä ulkoistettu taloushallinto maksaa. 

Balanco on vuonna 2015 perustettu, pohjoismainen taloushallinnon palveluyritys ja kasvavien ja kansainvälistyvien yritysten talouskumppani. Olemme rakentaneet taloushallinnon kokonaisuuksia  sadoille yrityksille mikroyrityksistä kansainvälisiin konserneihin. On tilitoimistoja, ja on Balanco.

Mitä taloushallinnon ulkoistaminen tarkoittaa?

Taloushallinnon ulkoistaminen tarkoittaa sitä, että yritys siirtää talouden rutiinit ja asiantuntijatehtävät kuten kirjanpidon, palkkahallinnon ja raportoinnin ulkopuolisen kumppanin hoidettavaksi, mutta säilyttää itsellään talouden strategisen ohjauksen ja päätösvallan.

Käytännössä ulkoistaminen voi olla kevyttä tai kattavaa. Yksi yritys ulkoistaa pelkän kirjanpidon, toinen koko talousfunktion palkanlaskennasta talousjohtamiseen asti. Olennaista on, että jokainen tehtävä on jonkun selkeästi nimetyn vastuulla ja että tiedonkulku kumppanin ja yrityksen välillä on saumatonta.

Hyvin toteutettuna ulkoistettu taloushallinto muuttaa talouden kuluerästä strategiseksi voimavaraksi. Kun roolit ovat selkeät, yritys saa toimitusvarmuutta, ajantasaista tietoa ja pääsyn osaamiseen, jota harva pk-yritys pystyy rakentamaan yksin. Auktorisoidun tilitoimiston tunnusmerkit ja alan pelisäännöt on koottu hyvin Taloushallintoliiton sivuille, joihin kannattaa tutustua ennen kumppanin valintaa.

Mitä kannattaa ulkoistaa ja mitä pitää omissa käsissä?

Yleissääntö on yksinkertainen: ulkoista tekeminen ja pidä päätöksenteko omissa käsissä. Toistuvat, säännölliset ja asiantuntemusta vaativat tehtävät kannattaa siirtää kumppanille. Strateginen ohjaus, lopullinen päätöksenteko ja yrityksen suuntaa määrittävät valinnat kuuluvat aina yritykselle itselleen.

Alla oleva taulukko tiivistää, mitä tyypillisesti kannattaa ulkoistaa ja mitä pitää omissa käsissä.

Tehtävä	Suositus	Miksi
Kirjanpito	Ulkoista	Säännöllistä, vaatii ajantasaista lainsäädännön tuntemusta
Palkkahallinto	Ulkoista	Työehtosopimukset ja virheriski tekevät siitä asiantuntijatyötä
Ostolaskut ja maksuliikenne	Ulkoista (osin)	Automaatio ja skaalautuvat järjestelmät nopeuttavat ja vähentävät virheitä
Raportointi ja talousennusteet	Ulkoista asiantuntijalle	Kumppani tuottaa lisäarvoa tiedon laadussa ja ajantasaisuudessa
Talousstrategia ja budjetin hyväksyntä	Pidä itse	Johdon on ymmärrettävä luvut ja sitouduttava niihin
Hinnoittelu- ja investointipäätökset	Pidä itse	Liiketoiminnan ydintä, ei voi delegoida
Pankki-, sopimus- ja maksuvaltuudet	Pidä itse	Sisäinen kontrolli ja vastuukysymykset

Käytännössä raja kulkee siinä, kuka kantaa lopullisen vastuun. Kirjanpitäjä kirjaa tositteet oikein, mutta se, mihin yritys investoi tai miten se hinnoittelee tuotteensa, on aina johdon päätös. Hyvä kumppani tekee tämän rajan näkyväksi heti yhteistyön alussa.

Ulkoistamisen hyödyt kasvuyritykselle

Kasvuvaiheessa olevalle yritykselle taloushallinnon ulkoistaminen tuottaa hyötyjä, jotka näkyvät suoraan johtamisessa ja kassavirrassa. Suurimmat hyödyt liittyvät osaamiseen, toimitusvarmuuteen ja prosessien laatuun, eivät pelkkiin kustannussäästöihin.

• Pääsy korkeatasoiseen osaamiseen: Saat käyttöösi kirjanpitäjän, palkanlaskijan ja talousasiantuntijan, joiden palkkaaminen omaksi henkilöstöksi olisi kasvuvaiheessa kallista ja jäykkää.
• Toimitusvarmuus: Ammattimainen kumppani varmistaa talousprosessien jatkuvuuden myös loma-aikoina, sairastapauksissa ja henkilöstömuutoksissa.
• Skaalautuvuus: Kun yrityksesi kasvaa, palvelu mukautuu uusiin tarpeisiin ilman uusia rekrytointeja. Sama kumppani kantaa mukana pienestä yrityksestä konserniksi.
• Ajantasainen tieto päätöksenteon tueksi: Automaatio ja sähköiset järjestelmät tuovat luvut reaaliaikaisesti johdon näkyville, jolloin päätökset perustuvat tietoon eivätkä arvauksiin.
• Aikaa olennaiseen: Kun rutiinit hoituvat luotettavasti, johto ja avainhenkilöt voivat keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen ja kasvuun.

Hyödynnämme alan parhaita järjestelmiä sekä tekoälyn ja automaation tuomia mahdollisuuksia, jotta rutiinit hoituvat tehokkaasti ja sinä saat tueksesi tiedon, joka oikeasti ohjaa päätöksiä. Suomen Yrittäjät on koonnut hyödyllistä taustaa taloushallinnon järjestämisestä yrittäjälle, jos pohdit ulkoistamista ensimmäistä kertaa.

Milloin ulkoistaminen on ajankohtaista?

Ulkoistaminen ei ole kiinni yrityksen koosta vaan tilanteesta. On muutamia tunnusmerkkejä, joiden ilmaantuessa kannattaa pysähtyä miettimään, palveleeko nykyinen tapa hoitaa taloutta vielä yrityksen tavoitteita.

• Talous vie liikaa aikaa väärältä ihmiseltä
  Jos yrittäjä tai avainhenkilö käyttää iltansa kirjanpidon tai palkkojen parissa, aika on pois liiketoiminnasta. Tämä on yleisin ja konkreettisin syy ulkoistaa.
• Kasvu on tehnyt taloudesta monimutkaista
  Kun tositemäärä kasvaa, työntekijöitä palkataan tai toiminta laajenee uusille markkinoille, taloushallinto vaatii osaamista, jota yrityksessä ei välttämättä sisäisesti ole. Tällöin ulkoistaminen on usein järkevin tapa hankkia osaaminen nopeasti.
• Tieto tulee liian myöhään
  Jos kuukauden luvut valmistuvat vasta seuraavan kuun lopulla, päätökset tehdään vanhentuneella tiedolla. Ajantasainen raportointi on yksi tärkeimmistä syistä siirtyä ammattimaiseen kumppaniin.
• Yksi henkilö hoitaa kaiken
  Jos koko talous lepää yhden ihmisen varassa, riski on suuri. Sairastuminen, irtisanoutuminen tai loma voi pysäyttää maksuliikenteen. Ulkoistettu kumppani tuo jatkuvuuden.
• Edessä on muutos
  Rahoituskierros, yrityskauppa, kansainvälistyminen tai sukupolvenvaihdos nostavat taloushallinnon vaatimustasoa hetkessä. Näissä tilanteissa kannattaa hankkia kumppani, joka on nähnyt vastaavat tilanteet ennenkin.

Näin ulkoistaminen etenee vaiheittain

Onnistunut ulkoistaminen on hallittu siirtymä. Hyvä kumppani vie sen läpi vaiheittain niin, että kaikki osa-alueet tulee huomioitua.

1. Nykytila-analyysi. Ennen ulkoistuspäätöstä kartoitetaan nykytilanne yhdessä: mitkä tehtävät vievät eniten aikaa, missä syntyy virheitä tai viiveitä ja mihin ulkopuolinen tuki toisi eniten hyötyä. Tämä on koko projektin perusta.
2. Vastuunjaon määrittely. Sovitaan, mitä ulkoistetaan ja mitä pidetään itsellä. Jokaiselle tehtävälle nimetään vastuuhenkilö sekä kumppanin että yrityksen puolelta.
3. Järjestelmät ja aineiston siirto. Valitaan tai yhtenäistetään taloushallinnon ohjelmistot ja siirretään aineisto hallitusti. Sähköiset järjestelmät otetaan käyttöön niin, ettei juokseva toiminta keskeydy.
4. Käyttöönotto ja sisäänajo. Ensimmäiset kuukaudet ajetaan sisään tiiviissä yhteistyössä. Prosessit hiotaan kuntoon ja varmistetaan, että raportointi vastaa johdon tarpeita.
5. Jatkuva yhteistyö ja kehittäminen. Vakiintuneessa vaiheessa kumppani tuottaa ajantasaista tietoa, ennakoi muutoksia ja kehittää prosesseja jatkuvasti. Yhteistyö syvenee kirjanpidosta talousjohtamiseen sitä mukaa kuin yritys kasvaa.

Mitä ulkoistettu taloushallinto maksaa?

Hinta on yleisin yksittäinen kysymys. Ulkoistetun taloushallinnon hinta määräytyy ennen kaikkea tositteiden määrän, palkansaajien lukumäärän ja tarvittavien lisäpalveluiden mukaan, ei pelkän liikevaihdon perusteella.

Hintaan vaikuttaa eniten se, kuinka paljon tositteita kuukaudessa syntyy ja kuinka paljon tarvitset raportointia ja neuvontaa peruskirjanpidon päälle. Sähköinen, automatisoitu aineisto käsitellään tehokkaammin kuin paperikuitit, joten oma toimintatapasi vaikuttaa suoraan lopulliseen hintaan. Käsittelemme aihetta perusteellisesti erillisessä artikkelissa: paljonko kirjanpito maksaa ja mistä hinta muodostuu.

Pienille osakeyhtiöille olemme rakentaneet kiinteähintaisen konseptin, Balanco UNO, joka sisältää kirjanpidon, järjestelmäkustannukset, tilinpäätöksen ja veroilmoituksen ilman piilokuluja. Kasvaville ja kansainvälistyville yrityksille rakennamme hinnoittelun aina yksilöllisesti tarpeen mukaan. Näin maksat juuri siitä työstä, jonka yrityksesi tarvitsee ja kustannukset pysyvät ennakoitavina myös toiminnan kasvaessa ja muuttuessa.

Yhden kumppanin malli: kirjanpidosta CFO-palveluihin

Moni yritys ulkoistaa ensin kirjanpidon, sitten palkkahallinnon, sitten raportoinnin ja huomaa pian hallinnoivansa montaa eri toimijaa, joiden välillä tieto ei kulje. Me tarjoamme enemmän kuin pelkkää kirjanpitoa, sillä meiltä saat tarvittaessa koko talousfunktion

Käytännössä tämä tarkoittaa, että sama kumppani kasvaa yrityksesi mukana:

• Kirjanpito ja palkkahallinto hoitavat talouden perustan luotettavasti.
• Raportointi ja Balanco BI tuovat luvut reaaliaikaisesti johdon käyttöön.
• Controller-palvelu tuo lisää analyysiä ja talouden seurantaa, kun toiminta monimutkaistuu.
• CFO-palvelut tuovat ulkoistetun talousjohtajan näkemyksen kasvun, rahoituksen ja hallitustyön tueksi.
• Asiantuntijapalvelut sisällyttävät  verosuunnittelun, yritysjärjestelyt ja liikejuridiikan.

Etu on se, ettet tarvitse kymmentä toimijaa, vaan yhden kumppanin, joka tuntee yrityksesi talouden kuin omat taskunsa. Kun tarve kasvaa kirjanpidosta talousjohtamiseen, mukana on jo ihmiset, jotka tietävät yrityksesi historian. Lue lisää siitä, milloin yritys tarvitsee ulkoistetun talousjohtajan.

Pohjoismainen taloushallinnon ja kansainvälistymisen kumppani

Jos yrityksesi tähtää Ruotsiin, Norjaan tai Tanskaan ulkoistuskumppanin valinta kannattaa tehdä Pohjoismaat edellä. Balanco on kansainvälinen tilitoimisto, jolla on omat toimistot ja paikalliset asiantuntijat Suomessa, Ruotsissa, Norjassa ja Tanskassa. Balancon avulla hallitset koko pohjoismaista kokonaisuutta yhden kumppanin kautta, joka koordinoi puolestasi maakohtaiset erityisvaatimukset, paikallisen kielen ja sääntelyn. 

Konsernissamme työskentelee noin 220 ammattilaista viidessä maassa. Käytännössä pohjoismainen taloushallinnon kumppani säästää sinulta eniten aikaa juuri silloin, kun toiminta laajenee rajan yli. Sen sijaan että etsisit erillisen kirjanpitäjän jokaisesta maasta ja sovittaisit yhteen eri raportointikäytännöt, saat yhtenäisen kuukausiraportin koko Pohjoismaiden toiminnasta. Paikalliset asiantuntijamme hoitavat maakohtaiset arvonlisävero-, palkka- ja viranomaisvelvoitteet, ja sinä näet kokonaiskuvan yhdellä silmäyksellä.

Näin valitset taloushallinnon kumppanin

Kun olet päättänyt ulkoistaa taloushallinnon, kiinnitä huomiota erityisesti seuraaviin asioihin.

• Vaadi nimetty yhteyshenkilö. Suuren toimijan riski on kasvottomuus. Kirjanpitäjä vaihtuu jatkuvasti eikä kukaan tunne yritystäsi. Varmista, että saat tutut nimetyt asiantuntijat.
• Kysy, mitä hintaan sisältyy. Halvin kuukausihinta voi tarkoittaa, että tilinpäätös, neuvonta ja järjestelmät laskutetaan päälle. Pyydä erittely, älä vain loppusummaa.
• Varmista jatkuvuus. Miten kumppani turvaa palvelun lomien ja poissaolojen aikana? Yhden ihmisen varaan rakennettu palvelu on yhtä haavoittuvainen kuin oma kirjanpitäjä.
• Katso, skaalautuuko palvelu. Hyvä kumppani kasvaa yrityksen tarpeiden mukaan kirjanpidosta talousjohtamiseen.
• Tarkista auktorisointi. Auktorisoitu tilitoimisto noudattaa alan sopimusehtoja (TAL2018 + TAL2023) ja sitoutuu laatuun. Kirjanpitovelvollisuuden perusteet löydät Verohallinnon sivuilta.

Yleisin virhe on valita kumppani pelkän kuukausihinnan perusteella. Toiseksi yleisin on ulkoistaa kaikki kerralla ilman selkeää vastuunjakoa, jolloin johto menettää otteen omaan talouteensa. Molemmat vältät, kun pidät kiinni periaatteesta: ulkoista tekeminen, mutta pidä päätöksenteko itsellä.

Esimerkki: näin kasvuyritys ulkoistaa taloushallinnon vaiheittain

Havainnollistava esimerkki kertoo, miten vastuunjako toimii käytännössä. Noin 25 hengen teknologiayritys oli hoitanut kirjanpidon pitkään osin itse, mutta kasvun myötä kuukauden luvut valmistuivat aina myöhässä eikä yrittäjän aika riittänyt talouden seurantaan. Tilanne on tyypillinen: talous vie liikaa aikaa väärältä ihmiseltä.

Yhteistyö aloitettiin yhteisellä nykytila-analyysilla, jonka pohjalta ulkoistettiin ensin kirjanpito ja palkanlaskenta. Strateginen ohjaus (budjetin hyväksyntä, hinnoittelu ja investointipäätökset) jäi tietoisesti johdolle. Noin puolen vuoden kuluttua mukaan otettiin kuukausiraportointi ja kevyt controller-tuki, kun yritys halusi luvut päätöstensä tueksi reaaliaikaisesti.

Lopputulos oli konkreettinen: kuukausiraportit valmistuivat viiveettä, yrittäjän aika vapautui myyntiin ja tuotekehitykseen, eikä talous ollut enää yhden ihmisen varassa. Kun yritys myöhemmin valmistautui rahoituskierrokseen, sama kumppani tunsi jo sen talouden ja pystyi rakentamaan ennusteet nopeasti. Juuri tämä on yhden kumppanin mallin etu: osaaminen kasvaa yrityksen mukana kirjanpidosta talousjohtamiseen.

Keskustellaan yrityksesi taloushallinnon ulkoistamisesta

Balanco on kasvavien ja kansainvälistyvien yritysten talouskumppani. Tarjoamme taloushallinnon lisäksi asiantuntijapalvelut, talousjohdon tuen, henkilöstöhallinnon kehityksen, automaatioratkaisut ja avun kansainvälistymiseen. Tehtävämme on luotsata asiakkaamme kohti aina vain tuloksellisempaa liiketoimintaa.

Keskustellaan yrityksesi taloudesta ja tavoitteista. Ota yhteyttä, niin teemme yhdessä nykytila-analyysin ja näet konkreettisesti, mitä kannattaa ulkoistaa ja mitä pitää omissa käsissä. 

📞 Yhteys: Marko Salmi – myynti | liiketoimintajohtaja | kansainvälistyminen

marko.salmi@balanco.fi | 050 330 5444

Jätä yhteydenottopyyntö →