”Maailma valmiiksi ennen kesälomaa” on monelle tuttu ajattelumalli. Ennen kesälomalle lähtöä pyritään hoitamaan kaikki akuutit asiat kuntoon, ja samalla työlista tuppaa kasvamaan pitkäksi ja muistettavaa on paljon. Kokosimme taloushallinnon ohjelmiston käyttäjän muistilistan, jonka avulla voit kerrata kaikki tuurauksen onnistumisen kannalta tärkeät asiat ja varmistaa, että talouden rutiinit pyörivät myös kesälomakauden yli.
Sovi lomatuurauksesta hyvissä ajoin
Valmistaudu lomaan hyvissä ajoin varmistamalla, että taloushallinnon rutiinitöihin liittyvät tehtävät eivät jää hoitamatta ja ettei sinua odota loman jälkeen myöhässä olevien osto- ja myyntilaskujen pino työpöydälläsi. Selvitä siis hyvissä ajoin ketkä ottavat vastuun taloushallinnon tehtävistä lomasi ajaksi ja tarvittaessa perehdytä heidät ajoissa järjestelmän käyttöön.
Jos taas yrityksen talousasioista vastaa vain yksi henkilö eikä hänelle löydy tuuraajaa loman ajaksi, voit kääntyä Balancon taloushallinnon tukipalvelutiimin puoleen. Ulkoistetut talouden tukipalvelut varmistavat, että yrityksen toiminta ja maksukyky pysyvät yllä myös oman henkilöstön lomaillessa. Balancon taloushallinnon tukipalvelut auttavat asiakkaitamme kaikissa taloushallinnon rutiiniaskareissa. Räätälöimme yhdessä asiakkaan kanssa kulloiseenkin tarpeisiin sopivan palvelukokonaisuuden. Tarvitset sitten apua myyntilaskujen laadinnan ja seurannan tai ostolaskujen tarkastuksen ja maksatusten kanssa, on palveleva tiimimme apunasi.
Käyttöoikeuksien tarkistus
Ohjelmistoihin voidaan määrittää monen tasoisia käyttöoikeuksia ja tuuraajan perehdytyksen yhteydessä on hyvä muokata myös tuuraajaan käyttöoikeudet kuntoon. Jotta tuuraajalla on mahdollisuus hoitaa lomalla olevan työntekijän vastuut, tulee tuuraajalle luonnollisestikin määrittää lomalla olevan henkilön käyttöoikeuksia vastaavat oikeudet ohjelmistoon.
Yksittäisten käyttöoikeuksien tarkastelun lisäksi on hyvä varmistaa, että ainakin yhdellä kulloinkin töissä olevalla henkilöllä on pääkäyttäjän oikeudet taloushallinnon ohjelmistoon. Näin yllättävien tilanteiden sattuessa lomalla olevaa kollegaa ei tarvitse häiritä käyttöoikeuksiin liittyvillä asioilla, vaan joku töissä olevista työntekijöistä pääsee tekemään tarvittavat muutokset käyttöoikeuksiin.
Laskujen hyväksymiskierron sijaisuudet kuntoon
Taloushallinnon yleisimmissä ohjelmistoissa käyttäjät voivat sijaisuustoimintoa hyödyntäen asettaa itselleen loman ajaksi sijaisen laskujen hyväksymiskiertoon. Näin tarkastukseen ja hyväksyntään saapuvat ostolaskut ohjautuvat suoraan oikealle henkilölle eivätkä laskut jää roikkumaan. Myös lomalaisen on miellyttävämpi palata lomalta, kun vastassa ei ole vino pino hyväksymättömiä laskuja.
Viisi vinkkiä lähestyvään kesälomaan
- Tarkista, että tuuraajallasi on riittävät käyttöoikeudet taloushallinnon ohjelmistoon.
- Varmista, että vähintään yhdellä kulloinkin töissä olevalla työntekijällä on täydet käyttöoikeudet yrityksen taloushallintojärjestelmän käyttäjähallintaan.
- Aseta itsellesi sijainen laskujen hyväksymiskiertoon, jotta tuuraajasi voi tarkastaa tai hyväksyä laskut puolestasi.
- Jos kaipaat tuurausapua kesäloman ajaksi, käänny Balancon taloushallinnon tukipalvelutiimin puoleen. Räätälöimme yhdessä asiakkaan kanssa kulloiseenkin tarpeisiin sopivan palvelukokonaisuuden.
- Rentoudu, nauti kesästä ja lomasta!
