Balancon 5 neuvoa tilitoimiston valintaan

Huhtikuu 15, 2020

Tuoreemmasta kirjoituksesta voit lukea tiivistetyt vinkit tilitoimiston vaihtamiseen ja mitä mahdollisuuksia dynaaminen tilitoimistokumppani tuo yhteistyöhön. Tästä pääset lukemaan Tilitoimiston tehtävänä on auttaa yritystä onnistumaan – Lue 5 vinkkiä tilitoimiston valintaan.

Tilitoimistokumppanin vaihtamiseen liittyy usein yleinen ennakkoluulo, että se on vaikeaa ja aikaa vievää. Yrittäjien keskuudessa liikkuu monenlaisia kokemuksia tilitoimistovaihtoon liittyen.

Kokosimme viisi neuvoa, jotka auttavat valitsemaan sopivan tilitoimistokumppanin ja tekemään tilitoimiston vaihdon mahdollisimman helposti ja häiriöttömästi.

1. Ajoita oikein. Älä vaihda tilitoimistoa heti tilikauden taitteessa!

Ajoitus on onnistuneen tilitoimiston vaihdon keskeisimpiä tekijöitä. Tärkein neuvomme on välttää tilitoimiston vaihtamista tilikauden vaihtuessa. Uuden tilikauden alku on usein huonoin ajankohta vaihtaa tilitoimistoa.

Tilikauden taitteeseen ajoitetuilla tilitoimiston vaihdoilla on seuraavanlaisia seuraamuksia:

Päättyneen tilikauden tilinpäätökseen valmistautuminen vaikeutuu. Joudut sukkuloimaan kahden tilitoimiston välillä tilikauden tärkeimpänä ajankohtana.
Kirjanpidon historiatiedot saadaan siirrettyä uuteen taloushallinto-ohjelmaan vasta tilinpäätöksen valmistuttua. Kirjanpidonraportoinnissa tämä kohdistuu, erityisesti taseen seurantaan.
Maksureskontran hoidossa voi tulla katkoksia.  Jos vaihdat tilitoimiston yhteydessä myös taloushallinto-ohjelmaa voi päättyneelle tilikaudelle kuuluvia ostolaskuja kulkeutua helposti uuteen taloushallintoympäristöön. Myös pankkiyhteyksien liian aikainen sulkeminen väistyvässä taloushallinto-ohjelmassa hankaloittaa merkittävästi maksureskontran hoitoa. Maksuyhteydet tuleekin pi

Milloin tilitoimiston vaihtaminen sujuu yrittäjän kannalta helpoiten?

Tilitoimistonvaihdos on suositeltavaa ajoittaa tehtäväksi kesken kuluvan tilikauden liiketoimintasi sesongit huomioiden. Tilikauden alkuun ajoittuva vaihto kannattaa ajoittaa vähintään yksi kuukausi tilikauden päättymisestä, jotta saat tilinpäätösprosessin häiriöttömästi käyntiin. Vaihdoksen ajoittuessa tilikauden loppuun, on tilikautta hyvä olla jäljellä vähintään kaksi kuukautta. Tällöin uusi tilitoimistokumppani saa kunnolla kiinni tilikauden kirjanpidosta ja voi vielä olla asiantuntemuksellaan avuksi tilikauden taloushallintoon liittyvissä asioissa.

2. Mieti tarkkaan, millaista kumppania haet ja mikä on sinulle tärkeää

Tilitoimistot näyttävät ja kuulostavat markkinointipuheissaan hyvin samanlaisilta. Palvelujen ja tarjousten vertailu voi olla vaikeaa.

Kiinnitä huomiota ainakin seuraaviin asioihin:

Mieti, mitä odotat yhteistyöltä. Haetko yhteistyömallia jossa hoidat itse suurimman osan yrityksesi talous- ja palkkahallinnon rutiinitehtävistä, vai kokonaisvaltaisesti palvelevaa tilitoimistoa? Onko henkilökohtaisella palvelulla ja taloushallinnon ohjelmistoilla millainen merkitys? Mitkä muut kriteerit ja arvot ovat sinulle tärkeitä?
Ymmärtääkö tilitoimisto yrityksesi liiketoimintaa ja tavoitteita. Arkirutiini on tärkeä, mutta lähtökohtaisesti jokaisella yrityksellä on taloushallintopalveluista erityistarpeita. Ilman liiketoiminnan ja tavoitteiden tuntemusta tilitoimiston tarjoama palveluratkaisu ja taloushallinnon ohjelmistot eivät välttämättä ole yrityksesi arkea ja liiketoimintaa parhaimmalla tavalla tukevia.
Ensivaikutelma. Kiinnitä huomiota ensivaikutelmaan. Miten keskustelut sujuivat sekä kuunneltiiko sinua.
Nopeus. Kuinka nopeasti tilitoimisto reagoi yhteydenottoosi. Jos joudut odottamaan tarjouspyyntöösi liittyvää yhteydenottoa pitkään tai varsinaisen tarjouksen saanti kestää viikkotolkulla, kannattaa harkita neuvottelun keskeyttämistä.
Selkeys ja läpinäkyvyys. Esitteleekö tilitoimisto tarjouksensa ymmärrettävästi. Moni kakku päältä kaunis, joten tutustu tarkkaan palveluiden sisältöihin, sopimusehtoihin ja mahdollisiin piilokuluihin.

Oletko vaihtamassa pelkästään tilitoimistoa vai myös taloushallinto-ohjelmaa?

Jos käytät jo entuudestaan jotain yleistä sähköisen taloushallinnon ohjelmaa kuten Procountoria tai Netvisoria, on tilitoimistonvaihto prosessina helpompi. Pääsääntöisesti riittää taloushallinto-ohjelman käyttäjäoikeuden antaminen uudelle tilitoimistolle. Tällöin tilitoimistonvaihtokin on mahdollista ajoittaa heti tilikauden taitteeseen.

Procountoria käyttäviä tilitoimistoja löydät Suomentilitoimistot- palvelusta  ja Netvisor-tilitoimistoja löydät Netvisorin Marketplacesta.

Mikäli sinulla on jo käytössä tai suunnittelet toiminnanohjausohjelmiston käyttöönottoa, pyydä tilitoimistoa suosittelemaan sinulle sopivaa sähköisen taloushallinnon ohjelmistoratkaisua.

3. Hyödynnä integraatioita

Nykyaikaiset sähköisen taloushallinnon ohjelmistot ovat integroitavissa markkinoilla oleviin ERP-, CRM-, työajanseuranta-, kassa- ja verkkokauppaohjelmistoihin. Integraatioiden avulla voidaan merkittävästi kehittää ja automatisoida taloushallinnon rutiiniprosesseja. Tällöin taloushallinto tuottaa ajantasaisempaa tietoa yrityksen taloudellisesta tilasta päätöksenteon tueksi.

Yleisin ohjelmistointegraatio on myyntilaskujen siirtoon liittyvä. Siinä toiminnanohjausjärjestelmässä laadittu lasku siirtyy automaattisesti taloushallinto-ohjelmistoon laskun lähetystä ja saatavien seurantaa varten. Ohjelmistorajapinnan avulla asiakkaan taloushallinnon prosessit tehostuvat ja helpottuvat.

Taloushallinto-ohjelman rajapinnalla voidaan siirtää tietoa takaisin operatiiviseen ohjelmaan mm. maksutiedon osalta. Integraation avulla myyjä ja myyntijohto saavat arvokasta tietoa asiakkaan laskutuksesta ja ennaltaehkäistä mm. luottotappioiden syntyä.

Kymmeniä valmiita rajapintoja

Procountor ja Netvisor-ohjelmistoihin on valmiit rajapinnat kymmenistä ohjelmistoista. Voit käydä täällä tutustusmassa valmiisiin Procountorin ja Netvisorin rajapintaratkaisuihin.

Lisäksi molemmista ohjelmista on tarjolla API-rajapintakuvaukset, joiden avulla voit oman ohjelmistokehittäjäsi kanssa toteuttaa yrityksellesi räätälöityjä rajapintaratkaisuja.

Vinkki:  Anna integraatiotarpeiden selvitystyö tilitoimistokandidaatin hoidettavaksi. Samalla varmistat ymmärtääkö tilitoimisto liiketoimintasi keskeiset prosessit. Varmista myös millaisia investointeja integraation rakentaminen vaatii liiketoimintaohjelmistokumppaniltasi ja mitkä niiden kustannukset ovat yrityksellesi.

4. Varmista, mitä palvelu pitää sisällään ja mihin hintaan

Hinta on tärkeä kriteeri, mutta vielä tärkeämpää on tietää, millaista vastinetta saat rahalle. Mistä tiedät, onko tilitoimiston tarjouksessa huomioitu ja hinnoiteltu kaikki tarvitsemasi palvelut ja millaisilla ehdoilla?

Tilitoimistoilla on käytössään erilaisia hinnoittelumalleja. Tunti-, tosite- ja vientipohjaisessa hinnoittelussa tilitoimiston ei tarvitse kantaa hinnoitteluriskiä. Pienissä ja palvelusisällöltään yksinkertaisissa kirjanpitopalvelussa suorite- tai aikaperusteinen hinnoittelu voi olla kustannustehokkain. Palvelun kokonaiskustannukset lähtevät usein nousemaan kun asiakas tarvitsee aktiivisesti neuvontaa tai palvelu edellyttää aktiivista yhdeydenpitoa.

Tunti-, tosite- kuin vientipohjaisen hinnoittelun vaihtoehdoksi yhä useampi tilitoimisto tarjoaa kirjanpitopalvelua kiinteään kuukausihintaan. Kiinteään hinnoitteluun saatetaan sisällyttää myös taloushallinto-ohjelman käyttöoikeus.

Kiinteän kuukausihinnoittelu on pääsääntöisesti hyvä asia ostajalle, mutta palvelun sisällön vertaileminen on edelleen haastavaa. Kiinteähintaisessa palvelussa saattaa olla erittäin tiukat reunaehdot sisällölle, jolloin lisäveloitusten määrä saattaa yllättää asiakkaan. Myös ohjelmistonkustannusten osuus ja muodostuminen voi helposti jäädä epäselväksi asiakkaalle.

Palvelun sisällön ja ehtojen varmistamiseen ei ole yksiselitteistä neuvoa, mutta ohessa muutama hyväksi havaitsemamme:

Tuo tarjousneuvottelussa ilmi, mitä tavoittelet vaihdoksella.
Pyydä erittelemään mitä palveluun ja sen kustannuksiin sisältyy ja mikä on erikseen veloitettavaa. Näin vältyt käymästä palvelun sisältöön tai hinnoitteluun liittyvää keskustelua kahden kuukauden jälkeen yhteistyön aloituksesta.
Kysy jos jokin asia jää epäselväksi. Ei ole tyhmiä kysymyksiä.
 Vaadi aina kirjallinen sopimus, jonka myös molemmat osapuolet allekirjoittavat. Älä jätä mitään puheiden varaan. Kyseessä on molempien osapuolten oikeusturvasta. Varmista ennen allekirjoitusta, että se pitää sisällään myös myyntipuheissa annetut lupaukset.
Älä suostu Tal2018-ehtoja huonompiin sopimusehtoihin
Varmista onko tilitoimistolla virhevastuuvakuutus ja sen kattavuus. Virheitä sattuu ja osa niistä on inhimillisiä. Kiinnitä huomiota tilitoimiston virhevastuuvakuutuksen enimmäiskorvaukseen. Tal2018-ehdoissa tilitoimiston omasta virheestä tai toiminnasta syntyvän vahingon korvaussumma asiakkaalle on usein alimitoitettu.
Vaadi ja valtuuta uusi tilitoimisto hoitamaan vaihdos. Tilitoimiston vaihto edellyttää huolellista suunnittelua ja tietämystä, miten ja milloin vaihdokseen liittyviä toimenpiteitä tulee tehdä. Valtuuttamalla uuden tilitoimistokumppanin hoitamaan vaihtoon liittyvät toimenpiteet voit itse keskittyä yrityksesi liiketoimintaan. Tilitoimistokumppanin vaihtoon osallistuu myös kolmansia osapuolia, kuten pankit, taloushallinto-ohjelmiston toimittajat, laskuoperaattorit sekä mahdolliset asiakkaan omat ohjelmistokumppanit.
Varaa aikaa ja varmista resurssien riittävyys. Tilitoimistonvaihdokseen liittyy usein kehitystyötä ja uusien työkalujen ja toimintapojen oppimista.
Sitoudu tilitoimiston vaihdokseen ja uuden yhteistyön aloitukseen. Tilitoimistonvaihdos saadaan tehtyä hvyin, kun molemmat osapuolet ovat 100-prosenttisen sitoutuneita.

Tilitoimistonvaihtoa ei kannata pantata, jos et ole tyytyväinen nykyiseen tilitoimistopalveluusi. Olet jo ottanut isoimman askeleen, kun olet tiedostanut tarpeen kartoittaa uutta tilitoimistokumppania.

 Lisää tietoa tilitoimistonvaihdosta saat Talousasiantuntijoiltamme.