Taloushallintoa toiminnanohjausjärjestelmässä vai integraatio toiminnanohjausjärjestelmän ja taloushallinto-ohjelmiston väliin? Valinta näiden kahden välillä ei aina ole itsestään selvä. Asiantunteva tilitoimisto onkin kullanarvoinen, kun yrityksessä ollaan käynnistämässä ERP-järjestelmän käyttöönottoa tai uudistamassa nykyistä.
Tilitoimiston asiantuntijuuden avulla yritykset voivat rakentaa kokonaisuuden, jossa yhtiön operatiivinen toiminta ja taloushallinto toimivat saumattomasti yhteen. Taloushallinnon asiantuntijaa kannattaa hyödyntää, jotta toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) ja taloushallinto-ohjelmiston saadaan välille luotua yhteys, jossa tieto liikkuu ehjänä ja käyttökelpoisena järjestelmien välillä mahdollisimman automaattisesti.
Tilitoimiston asiantuntemus kannattaa hyödyntää jo varhaisessa vaiheessa ERP-projektia. Näin pystytään suunnittelemaan kunnossa ERP-järjestelmänhankintaan liittyvät talouden prosessit ja integraatiot.
Artikkelin aiheita:
- Kustannussäästö vs. kustannustehokkuus ERP-hankinnassa
- Toiminnanohjaus ja taloushallinto – samassa vai yhteen integraatioiden avulla?
- Resurssointi – Hoidanko kaiken itse vai ulkoistanko hallitusti?
- Toiminnanohjauksen ja taloushallinnon integraatiot ovat nykyään arkipäivää
- Procountor ja Netvisor -integraatiot ERP-järjestelmiin
Kustannussäästö vs. kustannustehokkuus ERP-hankinnassa
Kun yrityksissä käynnistetään ERP-järjestelmän uudistaminen, ovat odotusarvot ja tavoitteet yleensä korkealla. Mutta ymmärretäänkö oikeasti, missä tehostamista tarvitaan ja missä on saavutettavissa eniten tehokkuutta?
Kustannussäästöä ja kustannustehokkuutta on tarkasteltava erillään, kun yrityksissä aletaan pohtimaan voidaanko toimintaa tehostaa ja kustannuksia karsia ERP-järjestelman avulla. Todelliset suorat kustannusvaikutukset ja epäsuorat ratkaisusta aiheutuvat vaihtoehtoiskustannukset saattavatkin helposti jäädä epäselväksi yrityksen valittaessa ohjelmisto- ja kumppanikokonaisuutta toiminnanohjaukseen ja taloushallintoon. Vaihtoehtoiskustannusten arviointi on haastavaa, ja niiden arvo yritykselle selviää yleensä valitettavan usein vasta kun “tavara on osunut tuulettimeen”.
Tässä kohtaa tilitoimisto voi olla avuksi ja auttaa talouden asiantuntemuksellaan. Talouden asiantuntija auttaa selvittämään millainen vaikutus eri säästö- ja tehostamistoimenpitellä on yhtiön talouteen ja millaisia vaihtoehtoiskustannuksia suunniteltu ohjelmistoratkaisu voi yritykselle aiheuttaa.
Ohjelmistointegraatioiden avulla yrityksillä on enemmän mahdollisuuksia valita liiketoimintansa tavoitteiden kannalta paras ERP-järjestelmä.
Toiminnanohjaus ja taloushallinto – samassa vai yhteen integraatioiden avulla?
Keskittämällä toiminnanohjauksen ja taloushallinnon yhteen ohjelmistoon yritys saa yleensä kustannussäästöä vähintäänkin ohjelmistokustannuksissa. Ohjelmistokustannuksissa laskettu kustannussäästö voi kuitenkin kääntyä päälaelleen, jos yhtiö joutuu lisäämään omia henkilöstökuluja tai ohjelmiston ylläpito ja kehityskulut saattavat kasvaa ennakoitua suuremmiksi taloushallinto-ominaisuuksien päivityksien myötä.
Taloushallintopohjaisen ERP-järjestelmän valinta ja ei välttämättä ole yritykselle kokonaistaloudellisesti tehokkain ratkaisu, jos sen avulla ei voida saavuttaa kaikkia operatiiviselle toiminnalle asetettuja tavoitteita. Taloushallintopohjaiseen ERP- järjestelmään keskittäminen voi esimerkiksi edellyttää yritykseltä oman taloushallintoon tarvittavan henkilöresurssin ylläpitämistä tai palkkaamista.
Talouden asiantuntija auttaa selvittämään millainen vaikutus eri säästö- ja tehostamistoimenpitellä on yhtiön talouteen ja millaisia vaihtoehtoiskustannuksia suunniteltu ohjelmistoratkaisu voi yritykselle aiheuttaa.
Vaikka taloushallintopohjainen ERP-järjestelmä tukisikin täysin myös yrityksen operatiivisia toimintoja, saattaa yhteen ohjelmistoon keskittäminen rajata potentiaalisten palveluntarjoajien määrää taloushallintoa ulkoistettaessa. Tämä tilanne voi luoda ns. myyjän markkinan, joka aiheuttaa asiakkaan ja palveluntarjoan välille epätasapainoisen suhteen. Yrityksellä voi olla vähän mahdollisuuksia vaikuttaa taloushallintopalvelun sisältöön tai palvelun kustannuskehitykseen.
Yrityksille voi ERP-järjestelmän valinnan aikana tulla esiin rajoitteita, jotka voivat ohjata yritystä keskittämään toiminnanohjauksen ja talouden samaan järjestelmään ja joutua samalla tinkimään taloushallinnossa. Näitä rajoitteita ovat mm:
- ERP-järjestelmän ja taloushallinnon välisten rajapintojen puute tai niiden heikko laatu
- ERP-järjestelmätoimittajalla ei ole resursseja integraation toteutukseen tai kehitystyötä ei ole priorisoitu tärkeäksi ja aikataulutettu
- ERP-järjestelmätoimittajan integraatiototeutuksen hinnoittelu. Integraation käyttöönotto voi vaatia asiakkaalta isoa rahallista investointia.
Tässäkin kohtaa asiantunteva tilitoimisto on asiakkaalle hyödyksi auttamalla suunnittelemaan taloushallinnon prosessit yhtiön liiketoiminnan kannalta tehokkaiksi sekä rakentamaan ohjelmistojen välisen tiedon siirron kustannustehokkaasti.
Resurssointi – Hoidanko kaiken itse vai ulkoistanko hallitusti?
ERP-järjestelmää uudistaessa ja taloushallinto-ohjelmien välisiä integraatioita suunniteltaessa yrityksien on hyvä tarkastella omia henkilöresursseja nyt ja arvioda tulevaisuuden tarpeita.
Taloushallinnon resurssit ja vastuut pitäisi olla suunniteltu niin, jotta ne eivät kohdistu yhden henkilön harteille. Tehtävien, tiedon ja vastuun sekä vallan kohdistuessa pahimmillaan yhdelle henkilölle, voi siitä syntyä yritykselle erittäin merkittävä liiketoimintaan kohdistuva riski.
Yrityksen johdon onkin kysyttävä itseltään: Miten tämä vaikuttaa yrityksen liiketoimintaan? Onko taloushallintoon varattu resurssi pois yhtiön myynnistä tai muusta operatiivisesta työstä? Millaisia riskejä henkilöresurssointi saattaa aiheuttaa? Mikä ratkaisujen ja riskien rahallinen arvo?
Näiden arvioimisessa jo varhaisessa vaiheessa ERP-projektiin mukaan otettu Balancon asiantuntija osaa auttaa taloushallinnon tehtävien ja vastuualueiden jakamisessa. Tilitoimiston osaamista ja ohjelmistointegraatioita kannattaa hyödyntää, koska
- Ei synny pakkoavioliittoja. Yritys voi valita itselleen optimaaliset kumppanit.
- Riskien minimointi. Ohjelmisto- ja henkilöriskit voidaan minimoida ja ennaltaehkäistä.
- Tieto kulkee reaaliajassa. Yrityksellä on ajantasainen tieto molemmissa järjestelmissä.
- Operatiivisen toiminnan ja taloushallinnon väliset prosessit ja työkalut ovat asiakkaan liiketoiminnan ja resurssien kannalta loppuun asti mietittyjä.
- Resurssit ja vastuualueet suunniteltu tarkkaan. Tilitoimiston kanssa joustava työnjako. Vältytään henkilöriskeiltä.
- Mahdollisuus välttää kalliita taloushallintoon liittyviä investointeja toiminnanohjausohjelmiston jatkokehityksissä.
Balanco on erikoistunut Procountorin ja Netvisorin integraatioihin
Balanco on erikoistunut yritysten taloushallintoprosessien kehittämiseen sekä ERP-ohjelmistojen sähköisen taloushallinnon ohjelmistojen, Procountorin ja Netvisorin välisiin integraatioihin.
Jos yrityksellä ei vielä ole Procountoria tai Netvisoria käytössä, annamme kartoituksen yhteydessä suosituksen, kumpi ohjelma sopii paremmin yhteen asiakkaan kartoittamien toiminnanohjausohjelmistojen kanssa. Kysy lisätietoa Procountorista tai Netvisorista..
Toiminnanohjauksen ja taloushallinnon integraatiot ovat nykyään arkipäivää
ERP-järjestelmien ja taloushallinto-ohjelmiston välille on jo toteutettu kymmeniä integraatioita. Ohjelmistotoimialalle on jopa perustettu integraatioiden toteutukseen erikoistuneita yrityksiä.
Pääsääntöisesti integraatioissa on keskitytty laskutustiedon siirtoon toiminnanohjauksen ja taloushallintaohjelmiston välillä. Valmiit ohjelmistorajapinnat ovat yleisesti hyvin nopeita ja helppoja ottaa käyttöön. Alkukartoituksen jälkeen vain kytketään toiminnallisuus käyttöön toiminnanohjaus ja taloushallinto-ohjelman välillä. Procountor ja Netvisor kannustavatkin asiakkaitaan integraatioiden hyödyntämiseen sisällyttämällä palveluunsa avoimet rajapinnat, joita asiakkaan ERP-kumppani voi hyödyntää.
Joskus tiedonsiirto ERP-järjestelmästä taloushallintoon ei ole valmiiksi toteutettu, vaan se vaatii järjestelmätoimittajalta kehitystyötä. ERP-ohjelmistossa tehtävää projekti- ja kustannuspaikkaseurantaa varten voi olla tarve siirtää tietoa myyntireskontrasta, ostolaskuja tai henkilöstökuluihin liittyvää tietoa.
Tiedonsiirtoon rakennettavien ratkaisujen hinnat riippuvat ERP-kumppanista, ja siitä miten ERP-kumppani hinnoittelee rajapinnan räätälöinnin. Procountorissa ja Netvisorissa on valmiina rajapintakuvakset, jonka pohjalta ERP-kumppani voi toteuttaa muokkaukset omaan ohjelmistoon.
Balancolla on ohjelmistointegraatioihin erikoistuneita kumppaneita, jotka pystyvät toteuttamaan ERP-järjestelmän ja taloushallinnon välille toimivat integraatiot kustannustehokkaasti.
Mitä toiminnanohjauksen ja taloushallinnon välinen integraatio maksaa?
Toiminnanohjaus ja taloushallinto-ohjelmiston välinen integraatio ei ole iso ja kallis projekti. Parhaimmillaan puhutaan vain muutaman kymmenen euron kuukausittaisesta investoinnista.
Kun integraatio on tehty kulkevat osto- ja myyntilaskut sekä palkanlaskentaan tarvittavat tiedot automaattisesti järjestelmien välillä. Integraatiot mahdollistavat yrityksen liiketoimintaa tukevat, kustannustehokkaat taloushallinnon prosessit.
Procountorin API- eli rajapintahinnoittelu
Procountorin API-rajapinnan avaus on ilmainen ja sen ylläpito maksaa 9,95€/kk ilman rajoituksia rajapintojen määrästä.
API:n lisäksi Procountorilla on tarjota perinteinen xml-finvoice laskunsiirtorajapinnan avaus 550€ tai 1100€, jos kyseessä uusi rajapinta. Integraation ylläpito maksaa 29€/kk. Tämä vaihtoehto vaatii ERP-järjestelmätoimittajalta vähiten ylläpitotyötä, koska päivitykset koskevat usein vain finvoice version vanhentumista tai siirrettävän tietokenttien lisäämistä.
Procountorin sivustolta voi käydä tutustumassa, mihin ohjelmistoihin tiedonsiirto on toteutettu: Finagon ohjelmistokumppanit.
Lista ei ole täydellinen, joten listalta puuttuvaa ohjelmistoa kannattaa kysyä tilitoimistolta tai Finagon asiakaspalvelusta.
Netvisorin API- eli rajapintahinnoittelu
Netvisorin rajapinta edellyttää Professional- tai Premium-versiota ohjelmasta. Tuotepakettien hinnoitteluun sisältyy rajapinnat.
Netvisorin ohjelmistokumppanit Visma Marketplacelta
Taloushallinnon integraatiot säästävät paljon aikaa ja tukevat yrityksen kehitystä
Onnistuneen integraation jälkeen yrityksellä on resurssitehokkaat sisäiset prosessit, jotka tukevat liiketoimintaa. Ajansäästöä kertyy, kun taloushallinnon rutiinit hoituvat integraation avulla.
Integraatioiden ansiosta yrityksessä on aidosti ajantasainen tieto yhtiön taloudellisesta tilasta ja omat resurssit keskitettynä liiketoimintaan mahdollisimman tehokkaasti. Integraatioiden ja asiantuntevan taloushallintokumppanin avulla yhtiön projektibudjetit ja kannattavuustavoitteet eivät pääse ainakaan taloushallinnon johdosta palamaan pohjaan. Rajapintojen avulla yhtiön kassavirtaa ja maksuvalmiuttakin pystytään paremmin hallitsemaan, kun tietoa voidaan käsitellä monipuolisesti taloushallinto-ohjelmassa tai siirtää sitä yrityksille räätälöityihin raportointityökaluihin.
Balancolla on tarjota asiakkailleen operatiivisen toiminnan ja taloushallinnon raportointia sekä ennustamista täydentävä Balanco BI työkalu.
Jätä yhteystietosi tai laita minulle sähköpostia, niin keskustellaan yrityksesi tilanteesta!
Jos sinulla on jo ERP-järjestelmä tai suunnittelet sen hankintaa, autan kartoittamaan ja vertailemaan sopivat taloushallinnon ratkaisut. Keskustelu ei sido yritystäsi vielä mihinkään ratkaisuun.
