Menu

Balancon 5 neuvoa tilitoimistopalvelun vaihtoon ja valintaan

Kokosimme viisi neuvoa, joiden avulla voit välttää sudenkuopat. Neuvomme auttavat sinua valitsemaan yrityksellesi sopivan tilitoimistokumppanin ja tekemään tilitoimistonvaihdon mahdollisimman helposti ja häiriöttömästi.

Balancon 5 neuvoa tilitoimiston vaihtoon ja kumppanin valintaan

Tilitoimistokumppanin vaihtamiseen liittyy usein pelko, siitä että projekti olisi vaikea ja aikaa vievä. Yrittäjien keskuudessa myös liikkuu monenlaisia tarinoita tilitoimistovaihtoon liittyvistä kokemuksista. Pahimmillaan yrityksen taloushallinto on ollut sekaisin pitkään ja vaihdos on voinut vaikuttaa haitallisesti liiketoimintaan. Kokemuksemme mukaan näillä lieveilmiöillä on muutamia yhteisiä tekijöitä, jotka ovat vältettävissä.

 

Kokosimme viisi neuvoa, joiden avulla voit välttää nämä sudenkuopat. Neuvomme auttavat sinua valitsemaan yrityksellesi sopivan tilitoimistokumppanin ja tekemään tilitoimistonvaihdon mahdollisimman helposti ja häiriöttömästi.

 

1. Älä vaihda tilitoimistoa heti tilikauden taitteessa!

Ajoitus on yksi onnistuneen tilikauden keskeisistä tekijöistä. Tärkein neuvomme on välttää tilitoimiston vaihtamista tilikauden vaihtuessa. Uuden tilikauden alku on usein huonoin ajankohta vaihtaa tilitoimistoa ja monen epäonnistuneen tai muuten työlään tilitoimiston vaihdon taustalla.

 

Heti tilikauden taitteessa tehdyillä tilitoimiston vaihdoilla on seuraavanlaisia seuraamuksia:

  • Tilinpäätökseen valmistautuminen vaikeutuu. Joudut sukkuloimaan kahden tilitoimiston välillä tilikauden tärkeimpään ajankohtaan.
  • Tilinpäätöksen valmistumisen venyessä ei vertailutietoja ole välttämättä saatavilla. Tällöin raporttien vertailu ja seuranta vaikeutuu olennaisesti.
  • Maksureskontraan voi tulla haasteita. Laskuttajat eivät välttämättä lue kunnolla tiedotteita laskutusosoitteiden muutoksista ja siitä mihin osoitteeseen millekin tilikaudelle kuuluvat laskut tulee lähettää. Tästä johtuen päättyvälle tilikaudelle kuuluvia kirjanpidon ostolaskuja kulkeutuu helposti uuteen taloushallintoympäristöön, josta ne on siirrettävä vielä vanhaan ympäristöön.
Milloin tilitoimiston vaihtaminen sujuu yrittäjän kannalta helpoiten?

Tilitoimistonvaihdos kannattaa ajoittaa tehtäväksi kesken kuluvan tilikauden, viimeistään yhtä kuukautta ennen tai yksi kuukausi tilikauden päättymisen jälkeen. Etuasi ajatteleva tilitoimistokumppani tiedostaa sinun etusi ja osaa tarjouksessaan suositella yrityksellesi sopivaa ajankohtaa tilitoimiston vaihdolle.

 

2. Mieti tarkkaan, millaista tilitoimistokumppania haet ja mitä haluat yhteistyöltä

Tilitoimistot ovat asiakkaan silmin katsottuna hyvin samanlaisia. Tilitoimistojen palvelulupaukset ovat hyvin samanlaisia ja palvelujen vertailu voi olla vaikeaa.

 

Kiinnitä huomiota seuraaviin asioihin:

  • Päätä, mitkä ovat oikeasti tärkeät kriteerit kumppanin valinnassa. Miten arvotat mm. palvelun, referenssit, käytettävän taloushallinto-ohjelmiston ja hinnan?
  • Päätä, mitä haluat yhteistyöltä. Onko tilitoimisto peruskirjanpitoa ja alv-laskentaa tekevä taho, vai haetko syvällisemmin palvelevaa taloushallinnon kumppania, jonka avulla voit keskittyä omaan liiketoimintaasi?
  • Varmista, että tilitoimisto ymmärtää yrityksesi liiketoimintaa ja toimintaympäristöä. Arkirutiini on tärkeä, mutta jokaisella yrityksellä on myös erityistarpeita ja tilanteita, joissa tarvitaan erityisapua. Varmista, että kumppanikandidaattisi ymmärtää yritystä ja yrittäjän arkea.
  • Millainen on alkuvaikutelmasi ja asiakaskokemuksesi tarjousvaiheessa? Kiinnitä huomiota, kuinka tilitoimisto reagoi kiinnostukseesi heidän palveluaan kohtaan ja miten sinua palvellaan jo alussa. Jos joudut odottamaan tarjouspyyntöösi liittyvää yhteydenottoa pitkään tai varsinaisen tarjouksen saanti kestää viikkotolkulla, kannattaa harkita neuvottelun keskeyttämistä.
  • Varmista puhuuko kumppanikandidaatti asioista ja palvelusta ymmärrettävästi. Tilitoimistotoimialalle mahtuu paljon ammattislangia ja jargonia, jota edes moni toimialalla työskenteleväkään ei ymmärrä.

 

3. Hyödynnä integraatioita ja näe taloushallinto osana omaa toimintaketjuasi

Nykyaikaiset sähköisen taloushallinnon ohjelmistot ovat integroitavissa markkinoilla oleviin ERP-, CRM-, työajanseuranta-, kassa- ja verkkokauppaohjelmistoihin. Integraatioiden avulla voidaan merkittävästi kehittää ja automatisoida taloushallinnon rutiiniprosesseja. Tällöin taloushallinto tuottaa ajantasaisempaa tietoa yrityksen taloudellisesta tilasta päätöksenteon tueksi.

 

Yleisin integraatio on myyntiin liittyvä, jossa toiminnanohjausjärjestelmässä laadittu lasku siirtyy automaattisesti taloushallinto-ohjelmistoon laskun lähetystä ja saatavien seurantaa varten. Samalla rajapinnalla voidaan siirtää tietoa takaisin operatiiviseen ohjelmaan mm. maksutiedon osalta. Tilitoimisto voi palvelussaan hoitaa myyntireskontraa päivittäin. Tämän avulla yrityksen myyntisaatavien kiertoa voidaan nopeutua merkittävästi. Tämä näkyy nopeutuneessa pääomien kierrossa sekä sitoutuneen käyttöpääoman pienentymisen parantamassa maksuvalmiudessa. Integraation avulla myyjä ja myyntijohto saavat arvokasta tietoa asiakkaan saatavista ja voivat näin ollen toimia ajoissa ja ennaltaehkäistä luottotappioiden syntyä.

 

Vinkki: Anna integraatioiden selvitystyö tilitoimistokandinaatin hoidettavaksi, jolloin kaikki oleellinen tulee huomioitua. Jos kandidaatti ei ole kiinnostunut liiketoimintasi kokonaisprosesseista eikä omatoimisesti ehdota integraatioiden mahdollisuuksien selvittämistä, kyseessä ei todennäköisesti ole sinulle sopiva kumppani.

 

4. Varmista mitä tilitoimistopalvelun hinta pitää sisällään

Hinta on tärkeä kriteeri, mutta vielä tärkeämpää on tietää, millaista vastinetta saat rahalle. Mistä tiedät, onko tilitoimiston tarjouksessa huomioitu ja hinnoiteltu kaikki tarvitsemasi palvelut ja millaisilla ehdoilla?

 

Tarjousten hinnoittelun ja palvelun vertaileminen on usein haastavaa. Tilitoimistojen tarjoukset ja sopimukset voivat pahimmillaan olla muutaman sivun rasti ruutuun -tyyppisiä listauksia. Usein tällaisissa tarjouksissa palvelun sisältö on ympäripyöreä tai liitemateriaaleihin piilotettu. Meidän näkemyksen mukaan kaikki kulut on tuotava ilmi, ja näin ollen sovittu hinta pitää. Valitettavasti näin ei usein ole. Lisäksi tilitoimistoalalla on käytössä erilaisia hinnoittelumalleja. Vaihtoehtoina on niin tunti-, tosite- kuin vientipohjaista hinnoittelua. Nykyään yhä useampi tilitoimisto on myös alkanut tarjoamaan palveluaan kiinteällä kuukausihinnalla, mutta siinä saattaa ilmetä ehtoja tai rajoitteita.

 

Palvelun sisällön ja ehtojen varmistamiseen ei ole yksiselitteistä neuvoa, mutta ohessa muutama hyväksi havaitsemamme:

 

Pyydä palvelua tarjoavalta tilitoimistolta kattava ja helposti ymmärrettävä tarjous

Oikean kumppanin valinta ja päätöksenteko helpottuu huomattavasti, kun varmistat, onko tilitoimisto ymmärtänyt tarpeesi oikein. Pyydä erittelemään, mikä kuuluu palveluun ja mikä on erikseen veloitettavaa työtä. Vaadi sisällyttämään kaikki puheissa annetut lupaukset sopimukseen. Tarjouksessa tulee olla myös sähköisen taloushallinnon ohjelmiston kustannukset kerrottuna selkeästi sekä mainittu mahdollisten integraatioiden kustannukset.

Jos et ymmärrä tarjouksen sisältöä tai se on liian ympäripyöreä, lopeta neuvottelut tarjouksen antajan kanssa. Vältyt käymästä hinnoitteluun liittyvää keskustelua ensimmäisen 2 kuukauden jälkeen yhteistyön aloituksesta. Kerro kuitenkin tarjouksen tekijälle, miksi et jatka neuvotteluja. On kaikkien etu, että toimialan tarjouskäytänteet kehittyvät mahdollisimman avoimiksi.

 

Vaadi aina kirjallinen sopimus, jonka molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet

Älä jätä mitään puheiden varaan. Kyseessä on molemminpuolinen vastuu ja sen tuomat velvoitteet.

 

Älä suostu Tal2018-ehtoja huonompiin sopimusehtoihin

Tal2018 on taloushallintoliiton yleiset sopimusehdot, jonka mukaan tilitoimiston on vähintään palveltava. Esimerkiksi irtisanomisaika on 2 kuukautta molemmin puolin. Pidemmät irtisanomisajat ovat tilitoimiston keino sitoa sinut asiakkaaksi, vaikka saisit huonoa palvelua. Lisäksi, kiinnitä huomiota tilitoimiston virhevastuuvakuutuksen enimmäiskorvaukseen. Tal2018-ehdoissa tilitoimiston omasta virheestä tai toiminnasta syntyvän vahingon korvaussumma asiakkaalle on alimitoitettu.

 

5. Vaadi ja valtuuta uusi tilitoimisto hoitamaan vaihtoon liittyvä työ

 

Tilitoimistonvaihdon suurimpia esteitä on mielikuva sen työllistävyydestä ja ehkä myös aikaisemmat negatiiviset vaihtokokemukset.

 

Tilitoimistosuhteen perusta luodaan jo palvelujen siirtovaiheessa

Jos tilitoimistokandinaatti ei sisällytä tarjoukseen vaihtotyötä, on todennäköistä, ettei kyseinen palvelu kuulu yrityksen palveluprosessiin, jolloin vastuu jää asiakkaalle – todennäköisen katastrofin siemenet on silloin kylvetty.

 

Tilitoimistonvaihdossa ajoitus ja huolellinen suunnittelu ovat avainasemassa. Katso neuvo 1 ajoituksesta

Valtuuttamalla uuden tilitoimistokumppanin hoitamaan vaihtoon liittyvät toimenpiteet voit itse keskittyä yrityksesi liiketoimintaan. Tilitoimistokumppanin vaihtoon osallistuu myös kolmansia osapuolia, kuten pankit, taloushallinto-ohjelmiston toimittajat, laskuoperaattorit sekä mahdolliset asiakkaan omat ohjelmistokumppanit. Vaihto edellyttää huolellista suunnittelua ja tietämystä siitä, miten toimia, mikäli jokin osapuoli ei ole hoitanut tehtäviään ajoissa.

 

Sitoudu tilitoimiston vaihtoon

Tilitoimistonvaihdos saadaan tehtyä mahdollisimman vaivattomasti, kun molemmat osapuolet ovat 100-prosenttisen sitoutuneita.

 

Lopuksi

Olet jo ottanut isoimman askeleen, kun olet tiedostanut tarpeen kartoittaa uutta tilitoimistokumppania. Suomessa on yli 4000 tilitoimistoa, joten potentiaalisten kandidaattien kartoittaminen kannattaa aloittaa kyselemällä suosituksia kollegoilta ja tutuilta. Myös taloushallinto-ohjelmistotoimittaja Procountor tarjoaa tietoa tilitoimistoista suomentilitoimistot.fi -sivustollaan.

 

Balancon asiakkaiden kokemuksia tilitoimiston vaihdosta on luettavissa asiakkaamme kertovat -osiosta.

 

Tilitoimiston vaihdosta lisää tietoa saat talousasiamiehiltämme.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email
employe picture
Marko Salmi

Talousasiamies, uudet asiakkuudet

marko.salmi(at)balanco.fi

Suosittelemme lukemaan myös